Smanjenje podataka je pojam koji se odnosi na poslovnu praksu prikupljanja, analiziranja i u konačnici transformacije golemih količina podataka u niz sažetih izvješća. Ideja koja stoji iza procesa redukcije podataka je pružiti cjelovit, ali donekle pojednostavljen format koji se relativno lako može koristiti u poslovnim postavkama. Može se koristiti nekoliko različitih pristupa procesu, pri čemu odabir tehnika i sustava smanjenja podataka ovisi o prirodi podataka i načinu na koji ta sažeta izvješća trebaju biti strukturirana kako bi se pružila potpuna i sveobuhvatna reprezentacija tih podataka.
Jedan od primarnih zadataka u bilo kojoj vrsti napora za smanjenje podataka je organizacija svih podataka prikupljenih u tu svrhu. Ponekad se ovaj dio procesa usredotočuje na uspostavljanje neke vrste reda podataka koji uključuje dosljedno određivanje prioriteta, koristeći dobro definirane kriterije za pomoć u aktivnosti. Ovisno o vrsti podataka koji su uključeni, nije neobično uključiti zaokruživanje određenih brojki kako bi se olakšao rad s informacijama tijekom sažimanja. Konačno, slaganje podataka u tablice, stupna izvješća ili druge vrste označavanja ili oblikovanja može biti potrebno kako bi se primateljima izvješća omogućilo da s relativnom lakoćom prate logistiku pojednostavljenih informacija.
U prošlim vremenima, proces prolaska kroz dostupne podatke te određivanje prioriteta i organiziranje informacija u korisne formate provodio se ručno. Ovisno o količini uključenih podataka i ciljanoj publici za te podatke, proces bi mogao potrajati mjesecima ili čak godinama. Zahvaljujući stvaranju današnjih softverskih paketa koji su dizajnirani za rad s podacima koji su u različitim formatima, izvješća se mogu pripremati u danima ili tjednima. Većina vrsta softvera može izvući informacije iz brojnih različitih baza podataka i pomoći u procesu sortiranja, čineći mnogo lakšom i bržom pripremu pojednostavljenih podataka koji su korisni i lako razumljivi.
Korištenje metoda za uređivanje podataka za pojednostavljenje informacija za prezentaciju u izvješća koja se lako čitaju važna je za tvrtke bilo koje veličine. Korišteni sustavi za smanjenje podataka mogu pomoći u pripremi izvješća o učinkovitosti i proizvodnji koja su od pomoći menadžerima ili pomoći prodajnim snagama u boljem razumijevanju učinkovitosti trenutnih kampanja ili prodajnih procedura koje zahtijeva tvrtka. Uređivanje podataka i kodiranje također mogu biti korisni kada je u pitanju demonstriranje potencijala ulagačima vezanih uz lansiranje novog proizvoda.