Soft copy je elektronička kopija dokumenta. U suprotnosti je s tiskanim primjerkom, dokumentom ispisanim na papiru ili drugom mediju. Soft kopije je lako prenijeti, distribuirati, dijeliti i manipulirati – sve potencijalne mane ili prednosti, ovisno o dokumentu koji je uključen. Također se mogu koristiti za generiranje tiskanih kopija, ispisom kopije dokumenta. Mnogi uredi bez papira ili s malo otpada uvelike se oslanjaju na soft kopije za komunikaciju i dijeljenje informacija.
Soft kopije obično se mogu otvoriti u raznim programima za obradu teksta. Za dodatnu sigurnost, dokument se može spremiti u formatu samo za čitanje. To će omogućiti ljudima da ga pregledaju, ali ne i promjenu meke kopije. U slučajevima kada su ljudi zabrinuti zbog promjene podataka ili manipulacije od strane ljudi koji imaju pristup datoteci, ovo može biti korisno. Neki programi također održavaju zapisnike promjena, omogućujući ljudima da prate promjene napravljene na dokumentu, vraćajući ih ako žele da vrate dokument na prethodnu točku.
Osobe s soft kopijama mogu ih poslati putem e-pošte, prenijeti ih preko mreže ili staviti na disk ili prijenosni tvrdi disk za dijeljenje. Ova raznolikost tehnika za distribuciju može biti korisna i može omogućiti uredima da eliminiraju troškove kao što su faks uređaji i kuriri. Meke kopije općenito nemaju potpuno isti pravni status kao tiskane kopije zbog mogućnosti izmjena, ali se mogu koristiti za većinu aktivnosti u uredu, uključujući stvari poput slanja soft kopija nacrta ugovora naprijed-natrag radi uređivanja i odobrenja , s ljudima koji pažljivo pregledavaju tiskani primjerak prije potpisivanja kako bi bili sigurni da sadrži željene promjene.
Meke kopije se također mogu koristiti za stvari kao što su prezentacije, pri čemu ljudi ili distribuiraju dokument elektronički kako bi svi imali kopiju, ili ga prikazuju na ekranu na prezentaciji ili događaju. Mogućnost uređivanja u zadnji tren može biti korisna za ljude koji žele vrijeme da usavrše svoje prezentacije i koji će možda morati izvršiti izmjene u zadnji čas kako bi se prilagodili promjenama informacija i drugim problemima. Učitelji često pohranjuju materijale u učionici u mekom obliku kako bi ih mogli lako promijeniti i ponovno koristiti za lekcije.
Za urede u kojima je prostor glavna pažnja, potpuno ili uglavnom elektroničko korištenje može donijeti značajne prednosti. Ljudi mogu pregledavati materijale u elektroničkom obliku i izbjeći stvaranje velikih količina papira koji će zahtijevati pohranu. Ako je sigurnost zabrinuta, mogu se uspostaviti elektroničke sigurnosne mjere kako bi se osigurala što je moguće veća zaštita softverskih kopija. To može uključivati alate poput daljinskog sigurnosnog kopiranja za spremanje kopija u slučaju požara, virusa i drugih problema.