Softver kao usluga je potpuni skup opcija koje vi kao potrošač možete naručiti zajedno sa softverskom aplikacijom. Uz samu aplikaciju dobivate održavanje i tehničku podršku. Ključni element u ovom aranžmanu je mreža.
Jedan od ne tako dobro prikrivenih zahtjeva softvera kao usluge je da, kako bi davatelj ponudio takve usluge kao što su održavanje i tehnička podrška, usluge moraju biti pružene putem mreže. Za tvrtku je posve nepraktično posvetiti vrijeme i energiju onome što se svodi na elektroničke kućne pozive; umjesto toga, tvrtka radi ono što treba učiniti preko mreže. U većini slučajeva, ova mreža je Internet.
Korisnici softvera kao usluge rutinski se prijavljuju na mrežu kako bi koristili softverske aplikacije koje su kupili. Stoga ti korisnici zapravo iznajmljuju samo korištenje aplikacija. Softverske aplikacije kupljene kao dio softvera kao usluge također su prilično generičke. Prilagođene aplikacije mogu biti i dizajnirane su posebno za korisnike, ali to također zahtijeva prilagođeno održavanje i tehničku podršku, što većina pružatelja usluga dvaput razmisli prije nego što ponudi.
Korisnici aplikacija koje su dio paketa softvera kao usluge obično se prijavljuju kako bi te aplikacije koristile na jedan od dva načina. Prvi način je sklapanje ugovora s davateljem aplikacijskih usluga, koji nudi pristup aplikacijama putem weba; svaki korisnik se prijavljuje na web mrežu kako bi koristio aplikacije, a tvrtka plaća mjesečnu naknadu za korisnike aplikacija. Na drugi način, nazvan softver na zahtjev, tvrtka kupuje jednu kopiju aplikacije koja omogućuje povezivanje više korisnika u isto vrijeme; korisnici se i dalje prijavljuju na web kako bi koristili aplikaciju, ali se prijavljuju na drugačiji način i tvrtka obično ne plaća naknadu, budući da je aplikacija već kupljena.
Jedna od primarnih prednosti koju tvrtka dobiva korištenjem softvera kao usluge za rješavanje svojih aplikacijskih potreba je da je davatelj softvera odgovoran za vrijeme i novac potrošen na održavanje, tehničku podršku i nadogradnje. Davatelj softvera kao usluge može potrošaču naplatiti naknadu za nadogradnju, ali potrošač ne mora prolaziti kroz proces kupnje nadogradnje i sam je instalira. Na isti način, potrošač se ne mora brinuti o virusima ili drugim poteškoćama koje ugrožavaju mrežu. Budući da tvrtka i njezini zaposlenici ne rade ništa više od povezivanja na mrežu, ne moraju očekivati odgovornost ako nešto krene po zlu s tom mrežom.
Softver-kao-usluga može biti atraktivna opcija za tvrtke koje žele minimizirati svoje potrebe za softverom i uslugama. Softver-kao-usluga također može biti atraktivna opcija za poslodavce koji među svojim redovima imaju zaposlenike na daljinu. Budući da se zaposlenici trebaju spojiti samo na internet kako bi mogli koristiti aplikacije, mogu raditi s bilo kojeg mjesta sve dok imaju pristup internetu.