Softver za dizajn baze podataka je aplikacijski program koji krajnjem korisniku omogućuje izradu prilagođene baze podataka prema njegovim specifičnim potrebama. Baza podataka je zbirka informacija ili zapisa, kategoriziranih na način koji omogućuje jednostavno pronalaženje. Telefonski imenik je jednostavna baza podataka u kojoj su glavni podaci – koji se sastoje od imena, adrese i telefonskog broja – obično organizirani ili razvrstani prema prezimenu.
Računalna baza podataka pohranjuje informacije u tabličnom formatu, u kojem se svaka tablica odnosi na određenu stavku koja se mora pohraniti i dohvatiti, kao što su kupci, fakture ili plaćanja. Polja, koja su privremena rezervirana mjesta za informacije, obično su poredana zasebno u stupcima tablice. Svaki pojedinačni redak u takvoj tablici predstavlja jedinstveni i pojedinačni zapis, koji sadrži sve bitne identifikacijske podatke pohranjene u svakom od različitih polja. Na primjer, u bazi podataka kontakata koja pohranjuje informacije o ljudima, polja mogu sadržavati bitne informacije o svakom pojedinom kontaktu, kao što su ime, telefonski broj te poslovna i kućna adresa.
Mnogi popularni programi baza podataka, kao što su aplikacije za e-poštu i kontakte, dolaze opremljeni unaprijed određenim poljima u koja korisnik može unijeti relevantne informacije. Općenito, određena polja koja dolaze s ovim unaprijed zapakiranim potrošačkim programima ne mogu se mijenjati ili mijenjati. Softver za dizajn baze podataka razlikuje se od ovih uobičajenih programa po tome što korisnik može kreirati specifična polja koja su prikladna za njegove potrebe, te ih organizirati ili ugraditi u cjelokupnu bazu podataka.
Softver za dizajn baze podataka omogućuje pojedincima da definiraju entitete ili kategorije koje je potrebno pratiti stvaranjem odgovarajućeg broja tablica. Većina ovog softvera korisnicima omogućuje uspostavljanje odnosa između različitih tablica ili kategorija informacija. Nakon što se uspostavi veza ili zajednička veza između tablica, informacije iz jedne tablice mogu se prikazati u drugoj, povezanoj tablici. Ova značajka često pomaže u smanjenju suvišnog unosa podataka.
Mnogi softverski programi za dizajn baze podataka korisnicima omogućuju fleksibilnost u stvaranju prilagođenog grafičkog sučelja. Konkretna polja koja je korisnik odredio mogu se postaviti na različite zaslone, odnosno rasporede, na bilo koji način koji korisnik odabere, kako bi se zadovoljile njegove posebne potrebe. To mu omogućuje pregled pohranjenih podataka na razne korisne i smislene načine.
Inherentna fleksibilnost koju pruža softver za dizajn baze podataka omogućuje korisnicima da dizajniraju i generiraju prilagođena izvješća za analizu informacija. Softver također omogućuje korisniku da kategorizira i jednostavno grupira pohranjene podatke prema bilo kojem polju tako da se informacije mogu sažeti i lako razaznati trendovi. Na primjer, rezultati srednjoškolskih testova mogli bi se pratiti prema ocjenama učenika, učitelju u razredu i spolu učenika.