Dvije su glavne vrste softvera za nabavu: elektronička nabava ili upravljanje logistikom. Softver za nabavu obično je dio rješenja za planiranje resursa poduzeća (ERP) ili računovodstvenog paketa. Većina dobavljača softvera nudi potpuno integrirano rješenje koje uključuje nabavnu aktivnost u računovodstveni sustav. Prednost ove vrste softvera je mogućnost točnog izvješćivanja o svim financijskim obvezama u bilo kojem trenutku.
Nabava ili kupnja je sve aktivnosti koje se odnose na stjecanje dobara i usluga za korištenje u poslovanju. Standardni sustav nabave omogućuje korisnicima izradu zahtjeva za kupnju, primitke robe, narudžbenice i fakture. Povrat robe, kreditna dopisa i potvrda isporuke opcije su često uključene u ovu vrstu softvera. Najbolji softver za nabavu uključuje značajnu funkcionalnost izvješćivanja, automatizirane tijekove rada za odobravanje i praćenje obveza.
Elektronička nabava ili e-nabava je softver za nabavu koji se koristi za kupnju robe od drugih dobavljača putem njihovih web stranica. Obično se korisnik prijavljuje u interno rješenje za elektroničku nabavu povezano s računovodstvenim softverom. Korisnik može birati s popisa odobrenih dobavljača i pregledavati njihove kataloge za proizvode. Prilikom odabira proizvoda artikli se bilježe u softveru za elektroničku nabavu.
Korisnik je dužan dodijeliti interne račune artiklima u košarici. Zatim se pokreće interni proces odobravanja, obično automatskim e-porukama ili povezanim alatima. Nakon odobrenja, elektronička narudžbenica se šalje dobavljaču. Kada su artikli primljeni, korisnik se ponovno prijavljuje u sustav elektroničke nabave kako bi obradio primitak robe.
Proces elektroničkog fakturiranja omogućuje odobrenim tvrtkama da elektroničkim putem predaju svoje račune izravno kupcu. Većina sustava ima automatski proces koji osigurava da se na plaćanje predaju samo zaprimljene narudžbe. Druge tvrtke zahtijevaju da se svaka faktura ručno pregleda i odobri prije obrade za plaćanje.
Softver za elektroničku nabavu doživio je ogroman rast u posljednjih pet godina i očekuje se da će nastaviti rasti. Postoje značajne uštede koje su dostupne institucijama koje provode elektroničku nabavu. Uštede su i čvrste uštede dolara zbog skraćenog vremena za obradu faktura i meke uštede u dolarima zbog smanjenog vremena osoblja koje je potrebno za obradu narudžbe. Standardni softver za nabavu uobičajen je kontrolni mehanizam za praćenje aktivnosti potrošnje i praćenje cijena koje dobavljači naplaćuju, kao i za osiguravanje poštivanja politike.