Softver za obradu dokumenata je aplikacija koja se koristi u upravljanju dokumentima za pretvaranje papirnatih dokumenata u digitalni format. Skeneri se koriste za unos informacija o dokumentu, a zatim softver za obradu dokumenata obično imenuje i sprema dokumente, koristi optičko prepoznavanje znakova (OCR) kako bi ih učinio pretraživim i uređivim te ih arhivirao. Softver za obradu dokumenata može se integrirati s višenamjenskim perifernim uređajima (MFP) tako da softver može rukovati dokumentima dok se skeniraju.
Softver za obradu dokumenata često uključuje ugrađene značajke za pojednostavljenje i kontrolu uređivanja pohranjenih dokumenata. Neke aplikacije uključuju mogućnost provjere dokumenta kako bi se osiguralo da samo jedan korisnik može uređivati dokument odjednom. Softver također može olakšati procese odobravanja tako da se promjene ne primjenjuju na dokumente dok ih određeni administratori ne odobre.
Softver obično dolazi s vlastitim grafičkim korisničkim sučeljem za pohranjivanje i lociranje datoteka. Sučelja mogu uključivati mogućnosti povlačenja i ispuštanja, a ponekad i tražilice slične onima koje se koriste za pretraživanje interneta kako bi korisnici mogli brzo i jednostavno locirati datoteke. Dokumenti pohranjeni u softveru mogu se ispisivati, slati e-poštom i digitalno faksirati. Neki softver korisnicima omogućuje označavanje dokumenata pomoću ugrađenih značajki komentiranja.
Softver za obradu dokumenata često uključuje mogućnost integracije dokumenata s drugim programima. Dokumenti se mogu spremati u formatu prijenosnog dokumenta (PDF) i formatima kompatibilnim s Microsoft® Officeom, a slike se mogu izvoziti u formate kao što su jpeg i tiff. Podaci se također mogu kopirati i zalijepiti u dokumente za obradu teksta i proračunske tablice.
Mnoge tvrtke koriste softver za obradu dokumenata za svoje sigurnosne značajke. Korisnicima se može dopustiti ili zabraniti pristup određenim datotekama na temelju razine privilegija korisnika, a datoteke se mogu zaključati za uređivanje ili uređivanje može zahtijevati odobrenje prije primjene na dokumente. Osim što osigurava sigurnost kontrolom pristupa i mijenjanja dokumenata, softver za obradu dokumenata pruža poslovnu sigurnost jer se digitalne datoteke, za razliku od papirnatih dokumenata, mogu jednostavno i redovito sigurnosno kopirati. To omogućuje tvrtkama da zaštite dokumente u slučaju katastrofalnih događaja kao što su požar ili poplava.
Softver za digitalne slike također ima nekoliko drugih prednosti. Osim što pružaju povećanu sigurnost, digitalne datoteke štede prostor za pohranu. Računalne datoteke lakše su dostupne i lakše ih je dijeliti od papirnatih dokumenata, posebno za velike, raštrkane radne grupe. Softver koji uključuje mogućnosti automatskog arhiviranja također može uštedjeti administrativne troškove. Budući da se većina dokumenata u konačnici koristi elektronički, njihovo arhiviranje i pohranjivanje u elektroničkom formatu osigurava kontinuitet, objedinjuje tijek rada i štedi vrijeme.