Preventivno održavanje odnosi se na radnje koje se poduzimaju za održavanje imovine u operativnom stanju i sprječavanje potrebe za većim popravcima. Uključuje radnje kao što su pregled, čišćenje i zamjena dijelova. Softver se sastoji od programa napisanih za računala, uključujući i operacijske sustave i softverske aplikacije koje obavljaju različite zadatke. Softver za preventivno održavanje drugo je ime za Computerized Maintenance Management Solution (CMMS), način upravljanja održavanjem za bilo koju opremu koju tvrtka ima u svojim objektima.
Softver za preventivno održavanje koristi se za različite vrste održavanja. Učinkovit je za održavanje opreme, flote, postrojenja i drugih objekata te softvera. Koriste ga razne organizacije, uključujući proizvođače, pružatelje zdravstvenih usluga, biomedicinske ustanove, obrazovne ustanove, zoološke vrtove i akvarije, hotele i odmarališta, općine, pogrebna poduzeća, farme, vjerske redove, komunalne usluge, objekte za pripremu hrane, bejzbol timove, Ministarstvo poljoprivrede Sjedinjenih Država (USDA) i tvrtke za računalni softver.
Postoje neke komponente i značajke za koje bi se očekivalo da će se naći u softveru za preventivno održavanje, iako mogu imati malo drugačija imena. To uključuje registar imovine, prikaz lokacije, predloške radnih naloga i planer za redovito održavanje. Također su tipični popis održavanja, baza podataka za tim za održavanje i njihovi rasporedi, evidencija dobavljača i dobavljača te funkcija izvješća.
Postoji nekoliko ključnih razlika između različitih vrsta softvera za preventivno održavanje. Jedan od čimbenika je da li se temelji na webu ili na računalu. Drugi je da li je generički ili prilagođen za svakog kupca. Treći čimbenik, povezan s drugim, jest može li izmjene izvršiti kupac ili ih mora napraviti programer softvera. Također je važna obuka i dostupna podrška, koja se razlikuje od tvrtke: neki paketi su samo softver; drugi su SaaS (Softver kao usluga).
Postoje neke značajke koje ne uključuje svaki softverski paket za preventivno održavanje. Omogućen bar kod, koji omogućuje ispis crtičnih kodova za dijelove i opremu, jedna je od njih, kao i mogućnost slanja radnih naloga na mobilne uređaje. Mogućnost praćenja više lokacija može biti korisna za velike operacije, kao i mogućnost povezivanja na QuickBooks®.