Softver za upravljanje znanjem je alat ili skup alata koji se koristi za elektroničko prikupljanje, organiziranje, dijeljenje i pregled poslovnih informacija među različitim korisnicima. Koncept upravljanja znanjem (KM) razvio se 1990-ih kada su se poduzeća borila s učinkovitim načinima upravljanja i dohvaćanja poslovnih informacija. Razvijeni su sustavi za upravljanje sadržajem poduzeća, zajedno sa specifičnim softverom za upravljanje znanjem kako bi se olakšalo prikupljanje i distribucija znanja. Trenutno postoje stotine različitih softverskih alata KM, od kojih je svaki dizajniran za određenu vrstu poslovanja.
Različite skupine kao što su korisnička služba, informacijska tehnologija (IT), maloprodaja, znanost, inženjering, vlada i obrazovanje mogu trebati specijalizirani softver za upravljanje znanjem. Na primjer, neki KM softver upravlja informacijama o klijentima ili kupcima, kako bi poboljšao prodaju i korisničku podršku. Druga vrsta može prikupljati informacije o vještinama, talentima, obrazovanju i poslovnoj obuci zaposlenika kako bi iskoristila stručnost koja je možda prošla nezapaženo u prošlosti. Neki alati upravljaju tijekom rada, pružaju obuku ili standardiziraju procese kroz upute korak po korak ili priručnike.
Upravljanje znanjem počinje procesom prikupljanja dostupnih informacija. Papirnati dokumenti, e-pošta, .pdf datoteke ili datoteke za obradu teksta, crteži ili grafike, web sadržaj, rukom pisani dokumenti, mikrofilm ili mikrofiš i digitalne datoteke su svi mogući ulazni podaci. Znanje stručnjaka za predmet također se može zapisati i dodati u bazu znanja. Posebni alati mogu pretvoriti različite unose informacija u standardni format i poboljšati kvalitetu rezultirajuće dokumentacije. Rezultirajući skup znanja obično se pohranjuje u moćnu bazu podataka.
Nakon što se informacije prikupe, za upravljanje informacijama koriste se drugi softverski alati za upravljanje znanjem. Dokumenti i datoteke mogu se povezati, indeksirati i kategorizirati tako da se lako skeniraju i pristupaju alatima za pronalaženje. Nekim informacijama može biti potrebna kontrola verzija, tako da će korisnici sigurno koristiti samo najnovije informacije, dok su prethodne verzije arhivirane. KM alati omogućuju višestrukim korisnicima suradnju na stvaranju informacija i upravljanju postupkom pregleda i odobravanja. Ostale značajke mogu uključivati kontrolu pristupa, mogućnosti arhiviranja i dohvaćanja te konverziju u različite vrste izlaza.
Postoje mnoge poslovne prednosti korištenja softvera za upravljanje znanjem. Smanjuje potrebu tvrtki za rukovanjem i pohranjivanjem velikih količina papira ili zapisa u različitim formatima s različitim zahtjevima za pohranu. Informacije se mogu dohvatiti brže, iz šireg spektra izvora, te se mogu lakše dijeliti i kontrolirati. KM alati omogućuju korisnicima prikupljanje informacija o informacijama, kao što su metrika, produktivnost, ponavljajući ili uobičajeni problemi i kvarovi tijeka rada. Iz tih razloga, softver za upravljanje znanjem nastavlja rasti u popularnosti, složenosti i praktičnoj primjeni.