Što više poduzeće raste i što više zaposlenika ima, to je veća njegova potreba za upravljanjem potrebama zaposlenika. Jedan od najučinkovitijih i tehnološki najnaprednijih načina ispunjavanja ove potrebe je korištenje softvera za zapošljavanje.
Jednostavno rečeno, softver za zapošljavanje je jedna ili niz aplikacija koje automatiziraju mnoge činovničke i/ili knjigovodstvene zadatke koje su prije obavljale talentirane i brižne ruke ljudi. Stvari kao što su vremenski listovi, plaće, zahtjevi za godišnji odmor i fakture mogu se obraditi pomoću softvera za zapošljavanje. Dopuštanje računalu da izvršava ove zadatke ne samo da ih brže obavlja – s obzirom na prirodnu sposobnost računala da obavlja više zadataka do n-tog stupnja – već također oslobađa ljude koji su te stvari ranije radili za druge zadatke. Ovo je važan način za tvrtke da napreduju, dopuštajući im da im tehnologija pomogne stvoriti više vremena za nove izazove.
Dostupan je i softver za zapošljavanje druge vrste: neke aplikacije omogućuju radnicima da učinkovitije upravljaju svojim svakodnevnim aktivnostima. Ovaj softver za zapošljavanje više je usmjeren na pojedince i može upravljati sastancima i popisima obveza, pratiti podatke o klijentima i kontaktima te postavljati alarme i podsjetnike za važne aktivnosti kao što su sastanci i konferencijski pozivi. U ovom slučaju, kadrovski softver zauzima mjesto tajnice. Zapravo, računalo je tajnik.
Primarna prednost softvera za zapošljavanje osoblja je stvaranje elektroničkog zapisa svih aktivnosti kojima se bavi. Umjesto da se oslanjaju na sustav papira, datoteka, mapa i ormarića za spise, radnici se umjesto toga mogu oslanjati na virtualne ekvivalente, pokreću računala i poslužitelje i sustave za sigurnosne kopije koji zajedno zauzimaju mnogo manje prostora i zahtijevaju mnogo manje truda za održavanje od njihovog fizičkog -svjetske kolege. Sve dok radnici uspostave odgovarajuće metode praćenja i pohranjivanja informacija, pronalaženje fakture napisane prije 20-ak godina udaljeno je samo nekoliko klikova mišem – daleko od probiranja hrpa papira u prašnjavim kutijama u podrumu ili skladištu.
Međutim, vrlo je malo radnih mjesta bez papira, iako sigurno mogu iskoristiti prednosti tehnološkog napretka koji danas imamo. Mnogi ljudi izrađuju papirnate kopije faktura, računa, sastanaka, bilješki sa sastanaka i drugih digitalnih zapisa o svom svakodnevnom svijetu. Međutim, broj stranica može se smanjiti zahvaljujući softveru za zapošljavanje.
Jedan nedostatak softvera za zapošljavanje je taj što u mnogim slučajevima nije posve mobilan. Profesionalci koji često putuju i oslanjaju se na svoje mobilne telefone, prijenosna računala i osobne digitalne asistente (PDA) kako bi poslovali mogli bi se naći u hendikepu zbog nedostatka softvera za zapošljavanje dok su na putu. Pametni telefoni mogu u određenoj mjeri riješiti ovaj problem jer mogu pokretati mobilne verzije uobičajenih softverskih aplikacija, uključujući neke verzije softvera za zapošljavanje. Ovi telefoni također mogu pružiti mogućnosti pregledavanja weba, omogućujući mobilnim radnicima pristup softveru za zapošljavanje koji se temelji na webu.