Kada tvrtke i organizacije zapošljavaju zaposlenike, mnogo puta stvaraju sažetak idealnog tipa osobe koja najbolje može ispuniti posao. Unutar ovog sažetka nalazi se popis potrebnih vještina potrebnih za učinkovito obavljanje dužnosti od kojih se posao sastoji. Većina tvrtki ovu vrstu sažetka naziva specifikacijom osobe. Izrada detaljne specifikacije osobe daje prednosti poslodavcima, ali ima i nedostatke. Postoje određene smjernice koje treba slijediti kako bi se stvorila učinkovita specifikacija osobe.
Unutar specifikacije osobe nalazi se detaljan popis koji obično uključuje sve potrebne vještine, obrazovanje i iskustvo koje osoba treba imati kako bi učinkovito ispunila posao. Većina specifikacija uključuje naziv radnog mjesta i na koju razinu se ono nalazi unutar tvrtke. Navedena je i lokacija radnog mjesta i zaposlenik više razine kojem će se novi zaposlenik javljati. Budući da se sva radna mjesta stvaraju sa svrhom, navedeni su ciljevi koje zaposlenik mora postići, kao i dužnosti koje treba izvršiti.
Iako se specifikacija osobe razlikuje od opisa posla, poslodavcima je i dalje vrlo korisna. Specifikacije osoba ne vide kandidati, već samo zapošljavanje osoblja, po čemu se razlikuju od opisa poslova. Nakon što poslodavac izradi ovu vrstu specifikacije, on ili ona može lako identificirati koji kandidati za posao imaju potencijal najbolje ispuniti odgovarajuće radno mjesto, kao i one kandidate koji nisu idealni. To omogućuje poduzeću da završi svoje procese zapošljavanja na vremenski najučinkovitiji mogući način.
Iako specifikacija osobe može učiniti proces zapošljavanja za tvrtku mnogo jednostavnijim, ona i dalje ima svoje nedostatke. Ako se ne izradi učinkovito, ova vrsta specifikacije može podnijeti pravne posljedice iz više razloga. Terminologija navedena u specifikacijama osoba nikada ne može otkriti pristranosti koje nisu primjenjive na radno mjesto. To bi moglo uzrokovati da se specifikacije smatraju diskriminirajućim.
Svaki put kada poslodavac kreira specifikacije osoba za radna mjesta, on ili ona treba se pridržavati nekoliko smjernica. Poslodavac nikada ne smije uključiti nikakve zahtjeve ili specifikacije koje nisu primjenjive na radno mjesto koje se popunjava. Bilo koji kriterij koji se može nepristrano ili neutralno ocijeniti također nikada ne bi trebao biti uključen. Kako bi se zaposlila najprikladnija moguća osoba, treba izbjegavati prenaglašavanje radnih obveza i zahtjeva. Poslodavac također treba navesti razloge zašto je svaki zahtjev uključen. Specifikacija osobe također bi se trebala ažurirati i periodično pregledavati kako bi se osigurala njezina valjanost.