Specifikacija posla omogućuje poslodavcu da navede najboljeg kandidata za poziciju bez opisivanja određene osobe. To se postiže priopćavanjem željenih karakteristika kvalificiranog kandidata, kao što su vještine i obrazovanje koje su potrebne. Što je pozicija složenija, to će specifikacija vjerojatno biti duža. Razvojem ovih alata za dostupna radna mjesta, poslodavci mogu uštedjeti svoje vrijeme i vrijeme potencijalnih kandidata.
Neki ljudi griješe vjerujući da su opis posla i specifikacija posla isti. Važno je razumjeti da se oni ne samo razlikuju, već su dizajnirani da služe različitim svrhama. Opis poslova izrađuje se kako bi se ocrtavali zadaci i dužnosti koje bi trebala obavljati osoba na određenom radnom mjestu. Specifikacija posla osmišljena je tako da ocrta vrstu osobe koja je kvalificirana za to radno mjesto.
Postoji nekoliko kategorija informacija koje se smatraju standardnim u specifikaciji posla. Kategorije se često prikazuju velikim ili podebljanim slovima. Zatim su u nastavku navedeni specifični zahtjevi, općenito s točkama. Sve specifikacije posla možda neće biti raspoređene u istom redoslijedu ili formatu.
Obrazovni zahtjevi jedna su od najčešćih komponenti specifikacije. Ovaj odjeljak općenito govori o traženoj razini obrazovanja, kao što je diploma suradnika ili magistara, te o prihvatljivim smjerovima, kao što su novinarstvo ili kemijsko inženjerstvo. Ako su potrebne posebne licence i certifikati, oni su također obično uključeni u ovaj odjeljak.
Odjeljak posvećen iskustvu obično zahtijeva da pojedinac ima radnu povijest u određenom području određeno vrijeme. Također može navesti specifične zadatke u kojima je osoba trebala biti angažirana, poput izravnog nadzora članova osoblja ili tri godine rukovanja opasnim materijalima. Vještine, znanja i sposobnosti tri su odjeljka koja se mogu kombinirati ili navesti zasebno. Ovi odjeljci govore što bi podnositelj zahtjeva trebao znati i što bi trebao biti sposoban učiniti.
Poslodavci su često preplavljeni prijavama kada imaju slobodna radna mjesta. Intervjuiranje može biti dugotrajan proces. Specifikacija posla može biti alat koji drastično smanjuje količinu vremena koje poslodavac gubi na pregled prijava i vođenje intervjua s nekvalificiranim osobama. Kako se mnogi ljudi neće odlučiti prijaviti za poslove za koje znaju da imaju male mogućnosti dobiti, posjedovanje specifikacije posla također može pomoći pojedincima. Mogu ga koristiti za usporedbu onoga što imaju za ponuditi s onim što se traži.