Poslovni prijedlozi mogu imati različite oblike ovisno o lokaciji, industriji i specifičnostima projekta, ali u većini slučajeva “standardni” format uključuje kratku izjavu koja sažima projekt i očekivani ishod nakon koje slijede odjeljci posvećeni tome tko će biti izvođenje projekta, kako će se ostvariti i zašto se predlaže; izjave u kojima se navode vremenski ciljevi i ukupni troškovi također su obično uključeni. Projekti koji su posebno komplicirani možda će trebati nekoliko pododjeljaka unutar ovih širih kategorija, iako će se mnogo toga nužno razlikovati. Obično ne postoji jedan jedini format koji pisci moraju usvojiti. Najvažnije je osigurati da se sve relevantne informacije daju na način koji se lako čita i razumije.
Općenito razumijevanje prijedloga
Ljudi pišu poslovne prijedloge iz mnogo razloga, neki su formalniji i ozbiljniji od drugih. Osnovna ideja je obično ista bez obzira na okolnosti. Prijedlozi su dokumenti koji postavljaju konkretnu poslovnu ponudu, obično vrlo detaljno. Oni su stvarno uobičajeni za ljude koji započinju nove poslove i u tim se slučajevima često šalju investitorima i drugima s financijskim udjelom. U etabliranim tvrtkama također se mogu koristiti za predlaganje promjena u strukturi ili organizaciji ili za predlaganje novih odjela ili odjela. Mnoge korporacije zahtijevaju formalne prijedloge kako bi izvršile bilo kakve promjene.
Ponekad investitori i drugi zapravo koriste poslovne prijedloge kao način izbora između konkurentskih projekata. Vlasnik nekretnine s trgovinom na prodaju, na primjer, mogao bi tražiti prijedloge od više različitih potencijalnih kupaca, a zatim prodati grupi s najupečatljivijim ili najuvjerljivijim izvješćem. Prijedlozi također mogu pomoći izvođačima da pronađu poslove i osiguraju klijente. Ispravno oblikovanje i ostavljanje dobrog dojma stoga mogu biti vrlo važni.
Naslovi i teme
Standardni format poslovnog prijedloga općenito uključuje sažet, opisni naslov i izjavu o temi. Izjava teme zaključak je do kojeg pojedinac koji priprema prijedlog želi da dođe nakon pregleda odjeljka. Na primjer, prijedlog plana izgradnje može navesti da tvrtka koja daje prijedlog ima procedure, resurse i iskustvo potrebne da odmah započne projekt, bez rizika. Nakon toga počinje priča.
Pokriva osnove
Nakon što je projekt uveden, prvi element u većini prijedloga je sažeta identifikacija onoga tko je odgovoran za stvarno izvršenje. Ovaj odjeljak govori o tome tko će obavljati posao, tko će upravljati poslom i koga će kupac kontaktirati ako postoji problem; u većini slučajeva također navodi tko je za koje zadatke odgovoran. Sljedeći element je “Što”, koji navodi što treba učiniti, koji su zahtjevi potrebni za dovršetak posla, što kupac može očekivati i koliko će zadatak koštati. Također je važno da autor prijedloga uključi bilješku o tome gdje će se posao obavljati i gdje će se izvršiti isporuka.
Objašnjenje kako će se projekt izvesti
Standardni format poslovnog prijedloga također navodi kako će se projekt ostvariti iz fizičke perspektive. To se također može nazvati “Metode” i obično se smatra akcijskim planom. Uključuje način na koji će se posao izvoditi, kako će se upravljati poslom, kako će se postići sustavno praćenje i evaluacija, kako će se postići usluga korisnicima, kako će projekt koristiti korisniku i koliko će vremena trebati da se dovrši. Poslovanje često uključuje rizik, pa standardni obrazac poslovnog prijedloga također objašnjava kako će se ti rizici ublažiti. Pisci se često potiču da navedu što više detalja, a ovaj dio može biti prilično poduži.
Postavljanje kada i zašto
Vrijeme je također važan element. Standardni format prijedloga također obično uključuje objašnjenje kada će projekt započeti, kada će se planirati važne prekretnice, kada će posao biti dovršen i kada je potrebno plaćanje. Neka opravdanja ovih izbora također mogu biti korisna.
Važnost ostati na temi
Standardni format poslovne ponude obično je dizajniran da odgovori na najvjerojatnija pitanja koja bi klijent ili investitor mogao imati. Često ima smisla da ljudi uključe što više detalja kako bi njihovi prijedlozi bili potpuni, ali je u isto vrijeme važno zadržati oštar fokus. Najbolji prijedlozi ostaju na temi i zadržavaju svoje opise ograničenim na konkretni projekt. Prošli projekti, iskustvo izvođača i emocionalne izjave obično je najbolje izostaviti sve dok se ne zatraži više informacija.