Narudžbenica je obveza kupnje, pravni dokument koji kupac daje prodavatelju. Proces narudžbe počinje dodjelom jedinstvenog broja i dokumenta koji prikazuje sve aspekte procesa kupnje. Uvjeti ugovora o narudžbenici mogu uključivati prevoz, datum isporuke, trošak, opis robe, očekivanja plaćanja i mnoge druge.
Veliki ili mali, proizvođači koji žele ograničiti količinu zaliha na skladištu čekat će narudžbu od kupca kako bi počeli ispunjavati narudžbu. Proces narudžbe počinje s dokumentom od kupca do prodavatelja u kojem su navedena očekivanja od proizvoda kao i uvjeti isporuke. Proizvođač tada obično izdaje prodajni nalog, što je potvrda tih očekivanja. Ako se narudžbenica i prodajni nalog podudaraju, to ograničava odgovornost obiju strana jer je narudžbenica pravno obvezujući ugovor o kupnji.
Nakon što je prodajni nalog generiran, proizvođač može započeti rad na narudžbi. To može uključivati kupnju materijala, unajmljivanje radne snage i preinaku opreme. Proces narudžbe štiti proizvođača u slučaju da kupac odluči odustati od prodaje nakon što je prodavač napravio troškove. Kupac je također zaštićen ovim postupkom jer nije dužan prihvatiti ili platiti robu koja ne ispunjava očekivanja navedena u dokumentu.
Proces narudžbe također pomaže u pojednostavljivanju naručivanja navođenjem svih ili većine varijabli uključenih u proces naručivanja. To uključuje opis robe, očekivani datum, točan trošak, uvjete plaćanja, pa čak i koja je strana dužna platiti trošak transporta. Ovaj je proces posebno neprocjenjiv kod uvoza ili izvoza, budući da su mnogi pojmovi postali univerzalni u značenju i lako ih mogu prepoznati druge zemlje.
Mnogi proizvođači koriste narudžbenice za planiranje proračuna novčanih tokova mjesecima ili čak godinama unaprijed. Ciklus od datuma izdavanja narudžbenice do trenutka kada se isporuka izvrši i zaprimi plaćanje može biti prilično dug. Poduzeće mora u skladu s tim planirati svoje izdatke kako bi moglo ispuniti kratkoročne potrebe za gotovinom, kao što je obračun plaća.
Nakon izdavanja narudžbenice i potvrde prodajnog naloga, započinje se s radom. Proces završava isporukom robe i izdavanjem računa, iako neki proizvođači zahtijevaju cjelokupno ili djelomično plaćanje prije isporuke. Nakon što je roba prihvaćena i faktura plaćen, proces narudžbe je dovršen.