Jedan od ključnih elemenata u bilo kojem izvodljivom programu upravljanja potraživanjima je pružanje periodičnih izvješća koja pokazuju proces starenja nepodmirenih faktura izdanih kupcima za pruženu robu i usluge. Proces starenja potraživanja je način na koji se ta izvješća sastavljaju i dostavljaju odgovarajućim službenicima organizacije.
Starenje potraživanja je vrijedna komponenta mogućnosti strukturiranja operativnog proračuna za tvrtku. Razumijevanje postojećih navika plaćanja kupaca i usklađivanje toga s potrebom za stalnim prihodima u tvrtku kako bi mogla podmiriti svoje nepodmirene obveze pomaže u osiguravanju da će organizacija imati sredstva na raspolaganju do određenog datuma za brigu o operativnim troškovima. Bez stalnog nadzora nad priljevom prihoda u tvrtku, nemoguće je izgraditi i raditi unutar solidnog budžeta.
Na primjer, ako vaša tvrtka klijentima naplaćuje račune u roku od trideset dana, ali najveći klijenti stalno plaćaju bliže četrdeset pet dana, pametan je potez osigurati uvjete plaćanja svojim dobavljačima koji odražavaju tu poslovnu stvarnost. Nepoznavanje razlike između željenog roka plaćanja i prosječnog raspona plaćanja koji koristi većina vaših kupaca rezultirat će tvrtkom bez operativnog kapitala, jer je preuzela obveze koje ne može ispuniti u prihvatljivom roku. To će negativno utjecati na vaš odnos s dobavljačima, što bi zauzvrat moglo utjecati na vašu sposobnost poslovanja i pružanja usluga vašoj bazi klijenata.
Drugo, starenje potraživanja je izvrstan alat kada je u pitanju jačanje veza s klijentima. Ako periodično izvješće pokazuje da redoviti kupac ima nepodmireni račun preko devedeset dana, ali je platio čak i račune poslane prije trideset dana, to je prilika da kontaktirate kupca i raspitate se o statusu računa. Često je faktura možda jednostavno izgubljena, a plaćanje se može prekinuti odmah nakon što se otkrije problem. Uljudni upiti ove prirode ne bi bili mogući ako se ne održava točna starost potraživanja.
Ako idemo korak dalje, starenje potraživanja može pomoći da se pokaže kada je možda vrijeme za prekid odnosa s klijentom. Ako periodično izvješće o starenju dosljedno pokazuje da klijent ima problema s plaćanjem računa na vrijeme, možda je vrijeme da se ispita financijsko stanje te tvrtke. Mnoge tvrtke će koristiti starenje potraživanja kako bi utvrdile je li potrebna neka vrsta istrage. Na primjer, klijent koji dosljedno ima fakture koje spadaju u razdoblje od devedeset do sto dvadeset dana prije nego što se plaćanja izvrše, vrlo bi moglo biti pred odustajanjem.
Umjesto da nastavite nuditi usluge koje će se na kraju morati otpisati kao loša dugovanja, upotrijebite starenje potraživanja kako biste izbjegli ovu vrstu problema. Obavijestite klijenta da vaša tvrtka neće moći pružati daljnje usluge osim ako se nenaplaćena potraživanja ne ažuriraju i ne sklope neka vrsta aranžmana za plaćanje unaprijed za buduću upotrebu.