Podatkovna stavka je jedna jedinica podataka u zapisu za pohranu. Ovaj se izraz može odnositi posebno na najmanju moguću jedinicu informacija, ili općenito na jedan unos ili polje. Kontekst obično pruža informacije o značenju. Stavke podataka pohranjuju se u računalne baze podataka na razne načine i mogu biti osigurane radi ograničavanja pristupa ili ostavljene nezaštićene kako bi bile lako dostupne svima koji im žele pristupiti.
Kada je to najmanja moguća jedinica smislene informacije, ona predstavlja vrlo malu komponentu većeg skupa podataka. U bazi podataka popisa, na primjer, stavke podataka mogu uključivati stvari kao što su imena, dob i komponente adresa. U adresi, svaki dio adrese je zasebna stavka podataka i može se gledati zasebno. Druge upotrebe izraza mogu staviti sve u danom polju pod naslovom jedne stavke podataka, u kojem slučaju bi cijeli adresni redak bio stavka podataka.
Binarni kod se koristi za pohranjivanje informacija u bazama podataka na smislen, čitljiv i lako dohvatljiv način. Veličine datoteka mogu varirati ovisno o vrsti informacija pohranjenih unutar baze podataka i formatu. Što se više pojašnjavajućih informacija doda, to će datoteka biti veća, jer treba sadržavati ne samo podatke, već i informacije o podacima. U šifriranoj bazi podataka, informacije su povjerljive tako da im samo osoba s pravim ključem može pristupiti.
Unutar baze podataka potrebno je koristiti ispravan format za unos i pohranjivanje podataka. Pogreške i nepravilnosti mogu otežati korištenje baze podataka. Na primjer, prilikom unosa datuma, korisnici moraju biti dosljedni oko toga kako porede podatke u datumu kako ne bi došlo do sukobljenih unosa. Korisnicima se može uputiti da kodiraju informacije na specifičan način u trenutku unosa kako bi ih mogli čitati i drugi korisnici, osim što će biti pretraživi.
Oštećenje baze podataka može biti razlog za zabrinutost. Oštećena stavka podataka može biti netočna ili nedostaje. Dosljedan sustav pohrane i naručivanja može biti od pomoći za identifikaciju i izolaciju korupcije. Ako korisnici mogu brzo uočiti problem s bazom podataka, mogu intervenirati prije nego što se proširi ili izazove pogreške. Oštećenje može biti rezultat virusa, hakiranja, netočne tehnike isključivanja ili spremanja ili nekog drugog problema. Važno je identificirati uzrok tijekom rješavanja problema.