Podknjiga je podjedinica glavne knjige. Podjedinica sadrži detaljnije podatke od glavne knjige. Na primjer, glavna knjiga tvrtke sadrži stavke za svaku različitu poslovnu aktivnost. Međutim, stavke retka koje predstavljaju obveze prema dobavljačima i potraživanja imaju podknjige s dodatnim informacijama. Ove dodatne knjige imaju račune za svakog pojedinca ili tvrtku koja duguje novac tvrtki ili ima potraživanje prema imovini tvrtke.
Korištenjem podknjiga stvara se čistija glavna knjiga. Umjesto trpanja svih bitova financijskih informacija u knjigu, korištenje dodatnih knjiga može pomoći u stvaranju boljeg procesa izvješćivanja. Tvrtke često imaju mogućnost kreirati i koristiti onoliko podknjiga koliko žele. Jedino upozorenje je da se svaka podknjiga kotrlja do jedne stavke u glavnoj knjizi. Sve brojke moraju biti usklađene s stavkom glavne knjige.
Stavka u glavnoj knjizi koja predstavlja podknjigu poznata je kao kontrolni račun. Kontrolni račun diktira sve informacije navedene u stavci glavne knjige. To je uobičajeno u računalnim računovodstvenim sustavima. Kada tvrtke postavljaju novu podknjigu, moraju diktirati koji kontrolni račun pokriva knjigu.
Usklađivanje računa također je lakše kada tvrtka kreira pojedinačnu podknjigu za svoje financijske podatke. Računovođe mogu izdvojiti koje su knjige sklone pogreškama i pogreškama. Te se pojedinačne knjige zatim postavljaju za mjesečno usklađivanje. Proces uključuje uzimanje zbroja glavne knjige i njegovo uravnoteženje natrag na zbroj iz podknjige. Razlike između njih dvoje zahtijevaju istraživanje kako bi se otkrili i ispravili problemi.
Tvrtke se ne suočavaju sa zahtjevima za dodavanje podknjiga u svoje sustave glavne knjige. Korištenje pojedinačnih knjiga jednostavno je sustav upravljanja financijskim podacima. Iznošenje određenih informacija obično pomaže dionicima u procjeni financijskog zdravlja tvrtke. Također pruža transparentnost zajmodavcima i investitorima koji gledaju poslovne knjige tvrtke.
Moguće je imati previše podjedinica glavne knjige. Kada se to dogodi, tvrtka provodi dosta vremena balansirajući svaku pojedinačnu knjigu s glavnom glavnom knjigom. Ako pojedinačna knjiga sadrži podatke koji se ne nastavljaju zauvijek, onda je knjiga nepotrebna. To će rezultirati pregledom knjige kako bi se osiguralo da se tamo ne objavljuju informacije i da je stanje nula u svakom obračunskom razdoblju. Računovođe troše više vremena na upravljanje praznom knjigom kada se to dogodi.