Suradnja u stvarnom vremenu vrsta je poslovnog alata koji je ušao u uobičajenu upotrebu zahvaljujući snazi interneta. U osnovi, različite vrste alata za web suradnju omogućuju ljudima koji se nalaze na širokom rasponu fizičkih lokacija da se okupe u jednom virtualnom okruženju i rade zajedno na zajedničkom projektu kao da su u istoj prostoriji. Alati ovog tipa mogu se koristiti kao dio interne mreže unutar tvrtke koja upravlja brojnim objektima diljem svijeta ili se mogu nabaviti za korištenje od telekomunikacijske tvrtke koja isporučuje rješenja za online web konferencije zajedno s mogućnostima audio konferencija.
Osnovni alat za suradnju u stvarnom vremenu omogućit će sudionicima sastanka da aktivno sudjeluju u stvaranju ili uređivanju neke vrste dokumenta. Dokument može biti prijedlog koji se priprema za prezentaciju novom klijentu, slajd prezentacija koja će se koristiti na nadolazećoj prodajnoj ili industrijskoj konferenciji ili čak izrada neke vrste internog dokumenta poput priručnika za zaposlenike. Tipično, pojedinac koji je identificiran kao moderator ili vođa grupe ima mogućnost ovlastiti svakog sudionika sastanka da sudjeluje na neki način, u rasponu od korištenja svog računala za unošenje promjena u tekst ili izgled dokumenta u stvarnom vremenu. , za sudjelovanje u grupnom chatu putem audio veze ili razmjene trenutnih poruka.
Ova vrsta suradnje u stvarnom vremenu ponekad je poznata kao suradnja na bijeloj ploči ili bijeloj ploči. U suštini, proces se oslanja na prijenos dokumenta na poslužitelj tvrtke koja ugošćuje konferencijsku sesiju u stvarnom vremenu ili korištenje onoga što je poznato kao dijeljenje radne površine kako bi se svim sudionicima omogućilo da vide radnu površinu voditelja grupe. Voditelj prikazuje dokument na svojoj radnoj površini kako bi ga svi mogli vidjeti, a zatim daje članovima grupe mogućnost da unose izmjene u dokument putem sučelja konferencije. Nakon što su promjene napravljene, voditelj može spremiti promjene u izvorni dokument baš kao da su izmjene izvršene na licu mjesta.
Ovisno o strukturi alata za suradnju u stvarnom vremenu koji se koristi, audio interakciju može pružiti prateći audio konferencijski poziv koji se odvija istovremeno sa sesijom web konferencije. U drugim slučajevima, audio dio sastanka osigurava se putem veze putem IP-a koja moderatoru i sudionicima omogućuje komunikaciju uz korištenje zvučnika i mikrofona koji su spojeni na stolna i prijenosna računala koja se koriste za prisustvovanje virtualnom sastanku. U oba scenarija, moderator ima mogućnost kontrolirati suradnju u stvarnom vremenu zaključavanjem sastanka nakon što je prisutno svo potrebno osoblje i odabirom tko ima uređivanje i druge privilegije u bilo kojem trenutku tijekom sesije.