Sustav nabave je obično računalni sustav dizajniran za upravljanje procesom nabave. Nabava je izraz koji se koristi za opisivanje aktivnosti nabave za tvrtku ili organizaciju. Postoje dvije osnovne vrste sustava nabave: elektronička nabava i standardna nabava. Obje vrste sustava su široko dostupne i često su uključene u programski proizvod za planiranje resursa poduzeća (ERP) ili računovodstveni softver.
Iako se pružena funkcionalnost razlikuje ovisno o softveru, tipični alat za nabavu uključuje zahtjeve za kupnju, narudžbenice, primitke robe i obradu računa. Uz ove osnovne zahtjeve, većina sustava uključuje niz alata za izvješćivanje. Ugrađeni procesi odobravanja, kontrole i alati za upravljanje sredstvima obično su standardni u većim proizvodima.
Primarni koncept nabave je da će napredno planiranje, raspored i grupna kupnja rezultirati uštedom troškova, učinkovitijim poslovanjem, a time i povećanom profitabilnosti. Za upravljanje ovim procesom koristi se sustav nabave, koji osigurava vrijeme obrade faktura, praćenje ukupne potrošnje prema vrsti robe, kao i financijske obveze i upravljanje novčanim tokovima. Potpuna implementacija sustava nabave obično rezultira značajnim promjenama u postojećem poslovnom procesu, jer će sustav zahtijevati određene interne kontrole i procedure.
Elektronički sustav nabave poznat je i kao e-nabava. Ovaj se izraz koristi za opisivanje softvera koji kupcima omogućuje pristup katalozima dobavljača putem interneta, kao i prihvaćanje elektroničkih računa. Kupci odabiru svoje materijale, označavaju račune za naplatu kupnje i kreiraju narudžbenicu u računovodstvenom sustavu. Sve aktivnosti vezane uz nabavu dovršavaju se u elektroničkom sustavu, smanjujući papirologiju i povećavajući učinkovitost.
Elektronička obrada računa omogućuje odabranim tvrtkama da dodatno pojednostave pregled i odobravanje računa. Podaci se zatim usmjeravaju kroz niz online odobrenja prije nego što se obrađuju za plaćanje u računovodstvenom sustavu. Ova vrsta sustava nabave vrlo je popularna u velikim tvrtkama, gdje postoje ugovori o nabavi za upravljanje potrošnjom. Za ove tvrtke, smanjenje vremena osoblja za obradu faktura pruža izvrstan povrat ulaganja.
Standardni sustav nabave u potpunosti je integriran s računovodstvenim softverskim paketom koji koristi organizacija. Sva kupovna aktivnost se prati i upravlja kroz ovaj modul, što tvrtki omogućuje kontrolu potrošnje i praćenje mogućnosti za veće uštede. Izvješća, analize i interne kontrole ugrađeni su u ovu vrstu softvera i osmišljeni su na temelju najboljih praksi. Implementacija sustava nabave jedan je od najlakših načina za poboljšanje operativne učinkovitosti.