Sustav sastanaka je tehnika koja se koristi kako bi sastanci, konferencije ili druga okupljanja pojedinaca prošla lakše, donijeli međusobno prihvatljive odluke ili na drugi način postigli cilj. Postoji mnogo različitih sustava za sastanke koji su dostupni tvrtkama, grupama ili vladinim tijelima kako bi učinkovito olakšali sastanke. O korištenom sustavu sastanaka često odlučuje uprava tvrtke ili se o njemu dogovara većinom glasova unutar grupe. Sustav može biti strukturiran ili nestrukturiran, a često je vezan određenim pravilima i vremenskim ograničenjima.
“Robertova pravila reda” uobičajen je sustav sastanaka koji koriste mnoge tvrtke i parlamentarna tijela. Sustav je razvijen početkom 20. stoljeća i koristi niz pravila za održavanje sastanka. Sastanci koji se održavaju korištenjem Robertovih pravila reda često imaju predsjedatelja ili predsjednika koji nadzire događaje. Pravila određuju tko može govoriti, koliko dugo ta osoba može govoriti, kako se glasa o predmetima i redoslijed događaja na sastanku. Sustav se može modificirati kako bi zadovoljio potrebe poduzeća ili ga dopuniti državni subjekt koji ga koristi. Prednost ovog tipa sustava je u tome što često sprječava dugotrajne rasprave da monopoliziraju vrijeme na sastancima i osigurava uredan proces za postizanje ciljeva. Nedostatak je što su pravila složena i dugotrajna, pa stoga mnogi zaposlenici možda nisu upoznati s cijelim sustavom.
Otvoreni prostor je sustav sastanaka koji je mnogo manje strukturiran, a tvrtka ga često koristi na konferenciji, odmoru ili čak tjednom sastanku osoblja. U ovom sustavu polaznicima se na početku daje cilj ili više ciljeva. Osobe koje sudjeluju tada se razbijaju u grupe i koriste kreativne procese kako bi pokušale postići cilj tijekom događaja. Sustav sastanaka otvorenog prostora učinkovit je u uključivanju većine zaposlenika ili sudionika u proces, ali nedostatak strukture u ovom sustavu možda nije prikladan za svaku tvrtku.
Tvrtke koje imaju zaposlenike na više geografskih lokacija često mogu koristiti sustav za sastanke na mreži. Web-mjesta ili softverski programi omogućuju osobi da bude domaćin sastanka putem Interneta. Ovi programi često imaju sustav glasanja koji se može upotrijebiti za odlučivanje o pitanjima i dopuštaju sudionicima sudjelovanje putem internetskog chata ili glasovne tehnologije. Domaćin može koristiti ovaj sustav sastanka za utišavanje telefonskih poziva sudionika, te odlučiti o redoslijedu događaja i tko može govoriti kada. Ovi sustavi često omogućuju korisnicima izradu PowerPoint prezentacija, prikazivanje videozapisa i korištenje tehnologije dijeljenja zaslona u svrhu obuke i postizanje drugih ciljeva sastanka.