Tvrtki će možda trebati veliki vozni park, ali može biti teško održavati tu flotu. Ovo je glavna funkcija sustava upravljanja voznim parkom, koji uzima vozila tvrtke i organizira ih kako bi tvrtki omogućio praćenje vozila, rasporede održavanja i druge osnovne potrebe voznog parka. Sustavi upravljanja voznim parkom također mogu osigurati vozila za tvrtku ako tvrtka ne želi kupiti vlastita.
Najvažniji aspekt sustava upravljanja voznim parkom je praćenje vozila. Ovi sustavi prate stvarnu lokaciju vozila, potrošnju goriva, prosječnu brzinu i procijenjeno vrijeme dolaska (ETA). Oni također znaju koji zaposlenik tvrtke ima vozilo, kada i ponekad zašto; osiguravanje dostupnosti vozila kada ga zaposlenik treba je još jedna ključna funkcija. Ove informacije prikuplja i analizira sustav upravljanja voznim parkom, koji zatim može dati prijedloge o tome kako poboljšati učinkovitost ili ekonomičnost goriva. Ovaj sustav također može pratiti vozilo ako je ukradeno, ali se može koristiti i kao GPS za praćenje vozača.
Sustavi upravljanja voznim parkom ponekad su odgovorni za zakazivanje i odobravanje goriva za vozila, održavanje i popravke na temelju proračuna tvrtke. Te tvrtke izdaju malu karticu ili knjižicu s popisom planiranog održavanja i odobrenih popravaka. Obično će ovi sustavi upravljanja voznim parkom imati određeni iznos u dolarima za popravke koji je unaprijed odobren i ne zahtijeva nikakvu autorizaciju. Sustav upravljanja voznim parkom također može izdati kreditnu karticu koju zaposlenici koriste za kupnju goriva kod odobrenih dobavljača.
S vremenom sva vozila depreciraju u vrijednosti. Dio odgovornosti sustava upravljanja voznim parkom uključuje izračun ove amortizacije tijekom godine i određivanje kada je vrijeme da se to vozilo izbaci iz flote. Sustavi upravljanja voznim parkom često imaju veze s proizvođačima automobila kako bi trgovali vozilima flote i dodavali nova vozila voznom parku po sniženoj stopi; oni također mogu ponuditi financiranje vozila za tvrtku.
U tvrtkama u kojima je vožnja dio svakodnevnog zadatka, mnogi zaposlenici dobivaju naknadu za putovanje po stopi po kilometru. Sustav upravljanja voznim parkom postaje odgovoran za praćenje ove kilometraže. To eliminira potrebu da se zaposlenik brine o tome da će mu tvrtka skratiti kilometražu zbog propuštenog unosa u dnevnik. Ovo također prati broj prijeđenih kilometara godišnje kako bi se lakše izračunala amortizacija vozila.
Sustav upravljanja voznim parkom često prati ta vozila putem posebnog računala ugrađenog u vozilo. Ovo računalo se povezuje s računalima za upravljanje voznim parkom putem satelitske komunikacije i prenosi sve relevantne informacije. Ispravno korištenje informacija koje se pružaju sustavu upravljanja voznim parkom pomoći će tvrtki uštedjeti novac i pojednostaviti upravljanje svojim velikim voznim parkom.