Klinička ispitivanja za testiranje lijekova i drugih tretmana generiraju mnogo podataka kojima se mora upravljati i provjeravati njihovu točnost. Sustav za upravljanje kliničkim podacima je alat koji eksperimentatori koriste za praćenje svih ovih podataka. Ti sustavi mogu biti papirnati ili elektronički, a ponekad njima upravlja vanjska tvrtka. Sustavi za upravljanje kliničkim podacima obično uključuju način praćenja svih subjekata u kliničkom ispitivanju, način izvješćivanja o nuspojavama, kalendar i način pregleda rezultata laboratorijskih pretraga.
Klinička ispitivanja su kontrolirani eksperimenti za ispitivanje učinkovitosti liječenja bolesti. Kliničko ispitivanje obično funkcionira tako da ima dvije skupine – jednu skupinu koja uzima liječenje i jednu skupinu koja ne uzima. Podaci iz ove dvije skupine uspoređuju se kako bi se vidjelo je li se skupina koja je uzimala tretman poboljšala više od kontrolne skupine. Kako bi se pronašli rezultati, svi podaci iz obje skupine moraju se pažljivo zabilježiti i provjeriti ima li pogrešaka. Sustav upravljanja kliničkim podacima brine se za ovaj zadatak.
Istraživači u kliničkom ispitivanju ispunjavaju izvješća o slučajevima, dokumente koji bilježe informacije od svakog subjekta u ispitivanju. Ova izvješća o slučajevima šalju se elektroničkim ili na papiru voditelju podataka koji ih unosi u sustav. Često će dvije različite osobe unijeti isti skup podataka, a sustav će usporediti ta dva unosa. To pomaže u smanjenju pogrešaka pri unosu podataka. Snimljeni podaci se zatim provjeravaju na logičke pogreške; na primjer, ako je nečija starost zabilježena kao 240 godina, vjerojatno je greška.
Jedna vrlo važna funkcija kliničkih ispitivanja je ispitivanje nuspojava na eksperimentalno liječenje. Sustav upravljanja kliničkim podacima obično ima ugrađen modul za prijavu nuspojava. To pomaže istraživačima pratiti koliko često ispitanici u ispitivanju doživljavaju određenu nuspojavu.
Sustav upravljanja kliničkim podacima također prati sve subjekte u kliničkom ispitivanju. Neki elektronički programi čak dopuštaju subjektima da unose svoje podatke. Ovi sustavi su također korisni u čuvanju povjerljivosti informacija.
Još jedna korisna značajka koju imaju mnogi sustavi za upravljanje kliničkim podacima je kalendar koji prati raspored eksperimenta. Na primjer, ispitanik će možda trebati uzimati određene lijekove svaki drugi dan i posjetiti istraživača jednom tjedno radi procjene. Sustav upravljanja kliničkim podacima pomaže ispitanicima i istraživačima da se pridržavaju rasporeda.