Sustav upravljanja kompetencijama (CMS) je alat koji mnoge tvrtke i organizacije koriste za određivanje i poboljšanje razine kompetencije zaposlenika. Obično je to web-bazirana ili softverska aplikacija, što je čini lakšom i dostupnijom za korištenje. CMS također može pružiti brže rezultate i objektivniju analizu kompetencije zaposlenika.
Suvremeni sustav upravljanja kompetencijama priznaje jedinstvenost pojedinca. Identificirajući snage i slabosti zaposlenika, može stvoriti program učenja i obuke prilagođen svakom zaposleniku. Ne samo da sustav može pomoći prisutnim zaposlenicima, već može pomoći i odjelu za ljudske resurse tvrtke da zaposli najprikladnije kandidate. Kada je riječ o zapošljavanju kandidata, jedno je od glavnih problema “jaz u vještinama”, koji se odnosi na nesrazmjer između postojećih vještina kandidata i vještina koje zahtijeva određena profesija. Koristeći evaluacijski test, CMS utvrđuje jaz u vještinama i pomaže ga smanjiti.
Tvrtke koje koriste sustav upravljanja kompetencijama također imaju dodatnu prednost usklađivanja vještina i znanja zaposlenika s određenim radnim mjestom. Obično CMS može kreirati profil zaposlenika koji se može usporediti s trenutnim profilom posla, što olakšava odluku o tome koji je zaposlenik najprikladniji za poziciju. Sustav također može stvoriti “planiranje sukcesije”, koje pomaže tvrtki odrediti kandidate koji najviše zaslužuju unapređenje ili one koji su kvalificirani za prelazak na drugo upražnjeno radno mjesto.
Ne samo da analizira razinu znanja i vještina zaposlenika, već sustav može procijeniti i druge osobine, kao što je emocionalna inteligencija (EQ). Tvrtke često pridaju važnu vrijednost tome kako se njihovi zaposlenici međusobno povezuju kako bi stvorili idealno radno okruženje. Sustav upravljanja kompetencijama također se može koristiti za ocjenjivanje osobnosti i ponašanja, budući da oni utječu na stvaranje radnih navika i metoda motivacije kod kandidata ili zaposlenika.
Sustav se može izraditi na konvencionalniji način s papirnatim dokumentima i testovima, ali računalna verzija može biti praktičnija. Računalna baza podataka može se brže ažurirati ako se, na primjer, promijeni profil zaposlenika ili poduzeće nametne novu politiku. Također može potrošiti manje vremena i prostora u arhiviranju dokumenata. Sustav upravljanja kompetencijama također stvara atmosferu transparentnosti u kojoj i poslodavci i zaposlenici mogu pristupiti relevantnim informacijama jedni o drugima i o tvrtki u cjelini.