Sustav upravljanja procesima je metodologija koja se obično koristi za planiranje, praćenje i upravljanje poslovnim procesom. Pojam upravljanje procesom koristi se za objašnjenje svih koraka koji se slijede kako bi se bolje razumjelo zahtjeve klijenata i odredio najisplativiji način za zadovoljavanje tih potreba. Važno je napomenuti da sustav upravljanja procesima može biti ili niz koraka i zadataka ili računalni softverski sustav. Bez obzira na vrstu sustava, postoji niz specifičnih zadataka i koraka koji se obično moraju izvršiti.
Svaki sustav upravljanja procesima obično uključuje šest zadataka, koji se svi moraju izvršiti po redu. Prvi zadatak je definirati proces, razumjeti potrebe klijenta, kao i rizike i izazove za organizaciju u zadovoljavanju tih potreba. Jasno definiran proces obično je bitan jer će se tim poslovnih analitičara stalno vraćati na ovu stavku tijekom trajanja projekta.
Vizualizacija idealnog procesa sljedeći je zadatak. Ovaj proces zahtijeva jasno razumijevanje procesa, industrijskih standarda, državnih propisa i svih drugih pravila koja reguliraju poslovni proces. Osim razumijevanja zahtjeva trećih strana, treba uzeti u obzir i trenutnu strukturu organizacije i sve postojeće sustave.
metrike su najbolji način da se razvije temelj trenutnog poslovnog procesa i odredi kako će primjena sustava upravljanja procesima pomoći u poslovanju. Točnije, informacije o stopi prometa, vremenu obrade, vremenu odgovora korisnika i svim kašnjenjima ili uskim grlima moraju biti dokumentirane. Ove vrijednosti će se spominjati kroz implementaciju sustava upravljanja procesima i treba ih koristiti nakon implementacije bilo kakvih promjena za procjenu uspjeha procesa.
Unutarnje kontrole su potrebne u svakom procesu, a trenutne kontrole obično moraju biti dokumentirane. Pri korištenju sustava upravljanja procesima bitno je u sustav uključiti razvoj i implementaciju internih kontrola. Ove kontrole su potrebne za upravljanje pristupom, osiguravanje revizijskih tragova i za podršku organizaciji.
Tijekom implementacije sustava upravljanja procesima izrađuju se dvije vrste izvješća. Izvješća o aktivnostima dostavljaju se u svakoj fazi i distribuiraju dionicima i vlasnicima poslovnih procesa. Svrha ovih izvješća je informirati sve o statusu projekta i dokumentirati sve informacije naučene u procesu. Druga vrsta izvješća temelji se na transakcijama koje su se dogodile, identificiranim problemima, stopama prometa i drugim vrijednostima koje se obično koriste za mjerenje izvedbe.