Više od bilo koje druge robe, moderno poduzeće je potaknuto informacijama. Pojava elektronički stvorenih medija pretvorila je naše gospodarstvo u informacijsko gospodarstvo, s najvećim poduzećima koji imaju sadržaj koji u nekim slučajevima iznosi nekoliko terabajta informacija. Kad bi današnja tvrtka s liste Fortune 500 imala sve svoje podatke u tiskanom obliku, bila bi potrebna vojska službenika dosjea samo da sve to prate.
Mnoge organizacije imaju internu i vanjsku prisutnost na webu, a obje mogu sadržavati ogromne količine redovito ažuriranih informacija. Upravljanje web sadržajem važan je podskup upravljanja sadržajem i odnosi se na programe i opremu koja se koristi za upravljanje ovim sadržajem temeljenim na webu.
Sustavi za upravljanje sadržajem elektronički su sustavi koji uzimaju podatke i organiziraju ih tako da se mogu lako dohvatiti, pretraživati i ažurirati te dijeliti u cijeloj organizaciji. Osnovni sastojak je tehnologija baze podataka, iako je CMS više od baze podataka; uključuje sofisticiranu tehnologiju pretraživanja i višeslojne mehanizme za pohranu koji mogu rotirati sadržaj u različite vrste pohrane temeljene na hardveru (CD-ROM, vrpca, itd.), ovisno o tome koliko često mu se pristupa.
CMS, budući da je namijenjen za upravljanje svim vrstama informacija bez obzira na format, također mora ponuditi visoku razinu interoperabilnosti dokumenata. Odnosno, svi dokumenti, uključujući dokumente za obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka, .PDF datoteke i bilo koju drugu vrstu datoteka, moraju biti kategorizirani i međusobno referencirani kako bi tijekom pretraživanja sve relevantne informacije postale dostupne, bez obzira porijekla ili formata. Osim toga, interoperabilnost između sustava za upravljanje sadržajem postala je ključna, tako da više organizacija i vladinih agencija mogu dijeliti informacije kada je to potrebno, čak i ako koriste različite sustave.
Iako je dijeljenje informacija dobilo veliku važnost u današnjoj informacijskoj ekonomiji, sustav upravljanja sadržajem također mora uzeti u obzir autorizaciju i osigurati mogućnost da administrator može odrediti koji primatelji mogu dobiti pristup kojem sadržaju. Prava pristupa dokumentima trebala bi se moći postaviti na razinu pojedinog korisnika.
Ostali važni elementi sustava za upravljanje sadržajem uključuju mogućnost jednostavnog automatskog hvatanja velikih količina dokumenata, mogućnost ponovne upotrebe dokumenata i ponovnog sastavljanja u nove dokumente te mogućnost stvaranja tijeka rada koji odražava ovisnosti jednog dokumenta o drugom. Konačno, mnogi sustavi za upravljanje sadržajem uključuju značajke suradnje, koje omogućuju višestrukim radnicima na različitim lokacijama da surađuju na stvaranju ili uređivanju dokumenata, te upravljaju promjenama i revizijama dokumenata. Suradnički aspekt CMS-a također će osigurati da svaka informacija povezana s određenim projektom bude sinkronizirana i distribuirana svakom članu projektnog tima na vrijeme.