Tajnica za putovanja radi u administrativnom svojstvu u agenciji ili korporaciji. On ili ona se također mogu zvati pomoćnik putničkog ureda. Putničke tajnice koordiniraju planove putovanja za klijente pod nadzorom agenta, a često se javljaju na telefone i služe klijentima. Ako tajnik organizira putovanja za korporativne rukovodioce, on ili ona također obično priprema planove putovanja ili rasporede putovanja.
U putničkoj agenciji tajnice su često odgovorne za ispunjavanje zahtjeva za licenciranje i drugu dokumentaciju koja je potrebna za održavanje poslovanja. Iako se tajnik za putovanja može javljati na telefon i dijeliti poštu, on ili ona također savjetuje klijente i treba razumjeti sve aspekte turističke industrije. Ovo temeljito znanje pomaže u rješavanju problema za ljude koji pokušavaju koordinirati letove i hotele. Neke putničke tajnice pomažu u izradi informativnih brošura za klijente.
Ako rade za korporacije, tajnice za putovanja često organiziraju sve detalje putovanja rukovoditelja. Tajnica za korporativna putovanja može se baviti planiranjem sajmova i konvencija. Većina tajnica za poslovna putovanja razmišlja o pokušaju uštede novca tvrtke dok rezervirate sobe i prijevoz.
Strukovne škole ili koledži u zajednici često imaju programe povezane s putnim vrstama karijera tajnika, iako se ti programi možda neće nuditi tako često kao druge vrste tajničkih specijaliteta kao što su pravne i medicinske. Školski programi mogu uključivati dio praktikuma u kojem student stažira kao putni tajnik. Tajnički programi putovanja dostupni su online i osobno. Ovi programi obično traju manje od godinu dana i često uključuju nekoliko ispita koje je potrebno položiti kako bi se dobio certifikat.
Tajnice moraju ovladati softverom za rezervacije putovanja. Tajnik putovanja mora imati izvrsne računalne vještine i biti sposoban uskladiti mnoge detalje. Na primjer, ako je za klijentovo putovanje potrebno više od jedne zračne tvrtke, tajnica mora uključiti upute za presjedanje letova. Planiranje priključaka s minimalnim vremenom čekanja također je potrebno za dobru uslugu korisnicima.
Ljudi koji su tajnici putovanja mogu raditi puno ili skraćeno radno vrijeme. Mogu povremeno putovati na poslovne sastanke, kao i na osobni odmor. Izgradnja dobrih radnih odnosa s drugima u turističkoj industriji, kao što su predstavnici zračnih prijevoznika i turoperatori, može pomoći tajnicima da kreiraju pakete putovanja bogatih vrijednosti za klijente. U tom naporu pomažu putničkim agentima da njihova agencija klijentima ponudi najbolje ponude i mogućnosti putovanja. U nekim agencijama tajnica za putovanja može se specijalizirati za jedno područje, kao što su godišnji odmori, dok se agent može baviti drugim paketima.