Promjene su danas više dio poslovanja nego ikada prije i stalne su. Teorija upravljanja promjenama usmjerena je na pomoć zaposlenicima, menadžerima – i samim time – da se lako prilagode korisnim promjenama. Ovo može biti težak zadatak ako članovi osoblja osobno ne smatraju da je promjena vrijedna truda. Teorija upravljanja promjenama nastoji uskladiti interes organizacije za promjenu s interesima svih njezinih članova.
U određenoj situaciji, promjena može biti jače povezana sa strukturom, tehnologijom ili strategijom organizacije ili može biti usmjerena na stavove i ponašanja osoblja. Uobičajeno je da velika promjena u jednom od ovih područja zahtijeva primjenu promjena iu većini drugih. Teorija upravljanja promjenama razmatra kako identificirati i sinkronizirati takve potrebne promjene. Na primjer, ako je novi intranet postavljen kako bi se poboljšala interna komunikacija tvrtke, zaposlenici će morati proći obuku za korištenje sustava – strukturne promjene – i također će se morati osjećati ugodno s novom tehnologijom – stavovima i ponašanjima.
Budući da je lakše promijeniti tehnologije i, na papiru, radne uloge i ciljeve tvrtke nego promijeniti mišljenje ljudi, teorija upravljanja promjenama često se bavi pronalaženjem načina za suprotstavljanje otporu osoblja promjenama. Otpor se javlja iz više razloga. U nekim slučajevima ljudi su jednostavno zastrašeni promjenama, bojeći se da neće moći pratiti korak i da bi novi način nečega mogao biti teži. Ponekad to nema veze s poteškoćama; promjene često olakšavaju posao, ali još uvijek postoji nevoljkost prihvaćanja promjena na emocionalnoj razini. Zaposlenik koji je godinama pisao, potpisivao, pečatirao i ručno dostavljao dopise kolegama mogao bi se osjećati uznemireno kad vidi da je ovaj proces – i samim time, aspekt njegova ili njezina rada – postao zastarjelim novim sustavom slanja dopisa e-poštom.
Ljudsko biće može biti najprilagodljivije stvorenje na planeti, ali on ili ona i dalje mogu biti tvrdoglavi. Izjave poput “ne čini mi se kako treba” i “mogu to obaviti dvostruko brže na stari način” uobičajene su i ukazuju na predanost ovog stvorenja navike da stvari budu poznate. Ljudi prihvaćaju promjenu kada shvate njezinu vrijednost i ne osjećaju da ona obezvređuje sve što smatraju važnim. Oni mogu osjećati da je stariji način rada važan iz više razloga, u rasponu od iskrenog uvjerenja da je stari način bolji do osjećaja odanosti prethodnicima i tradiciji.
Teorija upravljanja promjenama promiče komunikacijske strategije, programe obuke i konzultacije kao sredstvo za prevladavanje sumnji i strahova osoblja. Jedno od ključnih načela upravljanja promjenama je da svi članovi osoblja budu informirani i da se osjećaju dijelom odluka u vezi s promjenama. Menadžeri organizacija ponekad se mogu osjećati preplavljenim perspektivom provedbe velikih promjena. Ponekad se dovode konzultanti specijalizirani za metodologije upravljanja promjenama da ih vode kroz proces.