Totalno upravljanje ispisom razlikuje se od prosječnih aktivnosti upravljanja ispisom po tome što je dubinska procjena produktivnosti infrastrukture pisača. Uzima u obzir hardver, softver i praktične usluge ispisa kada utvrđuje koliko dobro te usluge funkcioniraju. Potpuno upravljanje ispisom može povećati kvalitetu i profitabilnost tiskarske operacije. Ako vlasnik tvrtke prepusti cjelokupno upravljanje ispisom drugoj tvrtki, možda će moći primiti prijedloge o tome kako učiniti svoje okruženje za ispis održivijim nakon pregleda procjena produktivnosti i naknadnih operativnih promjena.
Ulaganjem u potpuno upravljanje ispisom, administratori će možda moći svoju mrežu ispisa učiniti učinkovitijom i upravljivijom. Neka izvješća pokazuju da tvrtke mogu smanjiti svoje operativne troškove tiska za čak 30%. Prijedlozi za upravljanje produktivnošću mogu uključivati kupnju nove, višenamjenske opreme ili jednostavno ponovno konfiguriranje stare opreme i njezino premještanje. Ako administrator tiska napravi takve promjene, postotak uštede i profitabilnosti mogu se još više povećati.
Upravljanje ukupnim ispisom može pružiti praktičan prikaz operacije ispisa. Na primjer, izvješća s pojedinostima o upotrebi pisača mogu administratoru dati uvid u to koliko se dobro i koliko često koriste njegovi pisači. Koristeći ta izvješća, možda će moći pojednostaviti operacije tako da se učinkovita upotreba pisača maksimalno poveća. Gotovo svaki aspekt ispisa može se kontrolirati i njime upravljati kroz potpuni program upravljanja ispisom, od unosa narudžbe i otpreme do upravljanja zalihama i internog mekog smanjenja troškova.
Cjelokupni program upravljanja ispisom može izravno utjecati na pojedince uključene u usluge tiskanja, od klijenata do stručnjaka za informacijsku tehnologiju. Budući da cjelokupno upravljanje ispisom može ponuditi administratorima mogućnost poboljšanja svojih usluga podrške, stručnjaci za informacijsku tehnologiju mogu lakše pronaći svoj posao i mogu posvetiti manje vremena rješavanju problema s ispisom. Time se stručnjacima oslobađa vrijeme za optimizaciju usluga ispisa. Nakon toga, klijenti mogu uživati u povećanoj i bržoj proizvodnji dokumenata, ako koriste usluge koje informatički tehnolozi održavaju u okviru programa upravljanja cjelokupnim ispisom.
Osim toga, program može administratorima pružiti portfelje i profile. U njima se nove strategije upravljanja ispisom mogu preporučiti administratorima koji žele povećati produktivnost i uštedjeti novac, kao i pružiti klijentima najbolje moguće usluge ispisa. Pomoću ovih informacija moguće je upravljati neočekivanim troškovima popravka i izbjeći ih. Rizici se mogu svesti na minimum praćenjem imovine i računovodstvom za svaki operativni trošak. Buduće operacije također se mogu planirati s projekcijama proširenja i tehnologije.