Za nešto se kaže da ima trajnu vrijednost kada ima povijesno značenje ili neki drugi oblik vrijednosti za koji se očekuje da će trajati dugo u budućnosti. Iako mnogi umjetnički dokumenti imaju trajnu vrijednost, uključujući umjetničke manifeste i književna djela, ovaj se izraz često koristi i za pravne i poslovne dokumente. Razlozi za čuvanje dokumenta su različiti, ali obično uključuju dokument koji sadrži informacije koje su nove, revolucionarne ili se očekuju da će biti korisne u budućnosti. U prosjeku, dokumenti s trajnom vrijednošću čine manje od 5 posto svih izrađenih dokumenata. Organizacije odgovorne za dokumente obično ne određuju koji su dokumenti vrijedni; to je obično prepušteno arhivistima.
Za mnoge vrste dokumenata može se reći da imaju trajnu vrijednost. Iako se ovaj izraz može koristiti za književna djela i crteže, češće se koristi za poslovne i pravne dokumente. Ovi dokumenti se rijetko biraju po njihovoj vrijednosti odmah nakon izrade; arhivisti obično čekaju nekoliko godina da vide koliko su trajni njihovi učinci kako bi utvrdili imaju li ti dokumenti stvarnu arhivsku vrijednost.
Smatra se da obični dokumenti nemaju trajnu vrijednost; trajno se arhiviraju samo izvanredni dokumenti za kasniju upotrebu i istraživanje. Postoji mnogo razloga za to, ali obično je to zato što dokumenti sadrže informacije koje su neophodne ili revolucionarne. Na primjer, pravni dokumenti koji detaljno opisuju sudsku odluku koja je dramatično promijenila način na koji drugi sudovi gledaju na predmetno pitanje smatrali bi se trajnom vrijednošću; pravni dokumenti o zajedničkom sudskom sporu ne bi se smatrali trajnom vrijednošću.
Smatra se da vrlo malo dokumenata ima trajnu vrijednost, jer većina dokumenata detaljno opisuje uobičajene događaje koji, iako su korisni za poduzeće ili ured koji izrađuju dokumente, nisu korisni cijelom svijetu. U prosjeku, manje od 5 posto svih stvorenih dokumenata smatra se da ima arhivsku vrijednost. Ostale dokumente poduzeće može arhivirati nekoliko godina, ali se obično uništavaju kada više nisu u upotrebi. Čak i ako ustanova čuva dokumente trajno u arhivi, smatra se da imaju trajnu vrijednost samo ako se arhivska ustanova složi o njihovoj vrijednosti.
Iako ustanova odgovorna za dokument može biti u mogućnosti izabrati ga za trajnu vrijednost, to je rijetko. Arhivisti su obično odgovorni za pronalaženje i određivanje dokumenata koji su korisni za budućnost. Tim arhivista obično donosi ovu odluku nakon pregleda informacija o dokumentu, njegovog trajnog učinka i toga je li dokument prvi koji detaljno opisuje vrijedne informacije. Neki dokumenti koji nisu prvi koji navode vrijedne informacije arhiviraju se, ali se obično ne smatraju vrijednima.