Stalni inventar je metoda održavanja evidencije inventara koja se oslanja na ažuriranje tih zapisa u stvarnom vremenu. Kao rezultat toga, informacije su uvijek aktualne, dajući točan odraz robe koja je trenutno pri ruci. To je u suprotnosti s drugim sustavima koji se oslanjaju na periodično prebrojavanje zaliha kako bi se odredila ukupna količina robe u zalihama. Metoda trajne zalihe iznimno je popularna u maloprodajnim okruženjima gdje su informacije u stvarnom vremenu o statusu zaliha vrijedne za održavanje adekvatnih zaliha najprodavanijih artikala.
U poslovanju koje koristi trajni inventar, kad god se roba primi, ona se odmah upisuje u zalihe. Odjel za otpremu i primanje otvara dolazne artikle, skenira ih u inventar i potvrđuje da su narudžbe točne. Ako se otkriju odstupanja, kao što su stavke na računu koje nisu u kutiji, one se bilježe kako bi se mogao pokrenuti spor s tvrtkom koja je ispunila narudžbu.
Kada se roba rasproda izvan zaliha, odmah se oduzima iz evidencije zaliha kako bi se pokazalo da više nije pri ruci. Mnogi trajni zapisi o zalihama dizajnirani su za povezivanje sa sustavom prodajnog mjesta. To omogućuje automatsku prilagodbu brojanja u evidenciji zaliha u trenutku prodaje.
Pojava kompjutoriziranih sustava za inventarizaciju 1970-ih učinila je trajni popis realnom metodom praćenja inventara. Mnogi sustavi generiraju statistiku, omogućujući ljudima da vide koliko dugo artikli ostaju na zalihama, da prate artikle koji se brzo prodaju i da ispitaju druge podatke koji mogu biti važni za donošenje odluka o narudžbi. Također je moguće postaviti ponavljajuće narudžbe ili automatske okidače, kao što je narudžba koja će se automatski poslati kada zaliha popularnog artikla padne ispod određenog iznosa.
Mogu se pojaviti neslaganja između zapisa u trajnom inventaru i stvarnih artikala na polici. Inventar se može izgubiti, ukrasti ili oštetiti, a službenici mogu pogriješiti prilikom skeniranja predmeta u inventar ili prodaje predmeta. Tvrtke koje koriste ovu metodu obično planiraju odvojiti dan za inventuru svakih nekoliko godina kako bi zatvorile trgovinu i pregledale cijeli inventar kako bi ga uskladile s evidencijom. Tvrtke s visokim stopama gubitaka zbog krađe mogu češće obavljati ručnu inventuru kako bi svoje evidencije održale što je moguće ažuriranije. Prilagodbe u inventaru također se mogu koristiti za generiranje statistike; program može pokazati, na primjer, da se predmet krade češće nego što se prodaje.