Transakciona datoteka je podatkovna datoteka u kojoj se pohranjuju transakcijski zapisi koji se odnose na unose u glavnoj datoteci. Ove vrste datoteka služe za izolaciju redovitih transakcijskih aktivnosti od informacija o glavnoj datoteci dok dopuštaju bazi podataka da poveže to dvoje zajedno putem ključne reference. Ova ključna referenca obično je jedan unos zajednički za obje grupe zapisa kao što su broj računa, ime zaposlenika ili klijenta ili narudžbenica. To omogućuje operaterima baze podataka da glavne datoteke drže relativno male, dok imaju pristup cijeloj povijesti transakcija za revizijske tragove ili izvješćivanje.
Baze podataka poduzeća mogu sadržavati iznimno velike količine informacija koje se obično sastoje od pojedinačnih pojedinosti o klijentima, dobavljačima i zaposlenicima te zapisa o ponavljajućim događajima koji se odnose na svaki od njih. Često su te baze podataka podijeljene na glavne i transakcijske datoteke. Glavna datoteka sadrži pojedinačne specifične pojedinosti kao što su imena, kontakti tvrtke, adrese, popisi e-pošte i specifični proizvodi ili usluge specifične za pojedinca ili tvrtku. Transakciona datoteka sadrži transakcije prodaje ili kupnje, kalendarske događaje ili pojedinosti o zaposlenicima kao što su dopust, disciplinske mjere ili izvješća o napredovanju u karijeri.
Ovi blokovi transakcijskih podataka uključuju unos ključa koji je dio informacija zajednički za glavne i transakcijske datoteke. To može biti broj računa, ime kontakta, identifikacijski broj zaposlenika ili financijski detalji kao što su narudžbenice ili brojevi računa. Unos ključa je jedinstveni identifikator koji baza podataka koristi za povezivanje unosa transakcije s njihovim odgovarajućim zapisima glavne datoteke. Svaki upit ili traženje određene transakcije glavne datoteke tada će izolirati ili cijelu grupu unosa za taj zapis ili bilo koji određeni unos ovisno o tome koliko je ključ specifičan.
Održavanje zasebnih zapisa glavne i transakcijske datoteke omogućuje čuvanje glavne datoteke u veličini kojom se može upravljati i namijenjenu samo unosima specifičnim za entitet. U aplikacijama u kojima korisnici pohranjuju zapise transakcija izvan mjesta ili na arhivskim poslužiteljima, njihovo odvajanje od glavne datoteke također uvelike olakšava arhiviranje. Čuvanje namjenske transakcijske datoteke također omogućuje jednostavnu i učinkovitu reviziju. Ova datoteka također može poslužiti kao pomoć u dijagnostici ili planiranju s mnogim bazama podataka koje sadrže opsežne funkcije izvješćivanja na temelju svog sadržaja. Ova vrsta rasporeda podijeljenih datoteka često je poznata kao referentni datotečni sustav jer se glavna datoteka “odnosi” na transakcijsku datoteku za pojedinosti o određenim događajima.