Prijepis je zapis o uspješnosti i povijesti studenta na određenoj akademskoj instituciji. Prijepisi se koriste u razne svrhe, a najčešće se pojavljuju kada se studenti prijave za napredne obrazovne mogućnosti, a upisna komisija traži prijepise. Kako bi dobio kopiju prijepisa, učenik može podnijeti zahtjev za prijepis matičaru svoje škole.
U najmanju ruku, prijepis uključuje ime studenta u vrijeme pohađanja, zajedno s datumima pohađanja, sve predmete koje je student pohađao, ocjene koje je dobio, priznanu diplomu i studentov kumulativni prosjek ocjena (GPA ). Prijepisi također mogu naznačiti sve primljene akademske počasti, rang u razredu i druge bilješke koje bi mogle biti zanimljive osobama koje pregledavaju prijepis.
Kada se učenik povuče iz razreda ili dobije nepotpunu, to će se odraziti na transkriptu. Ako je student stavljen na akademski probni rad ili je na neki drugi način kažnjen, to se također može uključiti u evidenciju prijepisa. Transkripti također mogu sadržavati bilješke koje pokazuju da je student podnio zahtjev za akademsku obnovu kako bi se izbrisale loše ocjene iz evidencije.
U slučaju škola koje pružaju narativne evaluacije od strane instruktora, transkript može biti vrlo dugačak i zamršen. U školama u kojima to nije opcija, dokument je mnogo kraći. Narativne evaluacije tema su kontroverzi u nekim školama, pri čemu neki ljudi tvrde da pružaju potpuniju sliku učenika od popisa ocjena, dok drugi sugeriraju da čitanje narativnih evaluacija oduzima mnogo vremena i da učenici mogu patiti kao rezultat kada prijemne zajednice pregledaju ove evaluacije umjesto da odvoje vrijeme da ih pregledaju.
Studenti mogu dobiti službene ili neslužbene transkripte. Neslužbeni prijepisi su jednostavno ispisi učeničkih evidencija, bez pečata škole i obično se koriste za osobnu referencu. Službene prijepise ovjerava matičar kako bi se pokazalo da su potpuni, a mogu se dati i u zapečaćenom obliku. Ako je pečat slomljen, prijepisi više ne vrijede. Upisne komisije i poslodavci obično traže službene transkripte kako studenti ne bi bili u iskušenju pregledavati svoje akademske zapise.
Neke škole mogu davati prijepise besplatno, povremeno s doživotnim ograničenjem besplatnih prijepisa. Drugi naplaćuju malu naknadu za generiranje dokumenata i njihovo slanje poštom. Kada studenti podnose zahtjev za prijepis, trebaju uključiti svoja imena u vrijeme pohađanja nastave, datume pohađanja, identifikacijske brojeve učenika, adresu na koju treba poslati prijepis te treba li biti službeni ili ne. Zahtjev također mora biti potpisan od strane studenta.