Trošak kapaciteta je vrsta fiksnog troška koji je povezan s tekućim radom poduzeća. Troškovi ove vrste obično imaju male ili nikakve varijacije iz mjeseca u mjesec, što znatno olakšava upravljanje tim resursima u smislu prilagođavanja troškova bez stvarnog utjecaja na proizvodnju. Rješavanje troškova kapaciteta jedan je od načina za smanjenje režijskih troškova i omogućavanje poduzeću da zaradi više neto povrata od operacije, a da zapravo ne stvara nikakve šanse za razinu proizvodnje.
Jedan primjer troškova kapaciteta je najam ureda ili proizvodnog pogona. Ova vrsta troška ima tendenciju da bude konstantna iz mjeseca u mjesec i može se smanjiti ponovnim pregovaranjem o mjesečnom najmu sa stanodavcem ili premještanjem poslovanja na novo mjesto gdje je naknada za najam niža. Ako se poduzmu koraci za snižavanje ovog konkretnog troška, a to se može postići bez uplitanja u učinkovitost proizvodnog procesa, tada će poslovanje povećati profit jednostavnim smanjenjem jednog od svojih glavnih troškova.
Postoje situacije u kojima se trošak kapaciteta može smanjiti prepuštanjem određenih funkcija vanjskim izvršiteljima. Na primjer, mala tvrtka može odlučiti smanjiti troškove sklapanjem ugovora s vanjskom tvrtkom koja će se pobrinuti za svoje potrebe u vezi s informacijskom tehnologijom, umjesto da ima stalnog IT stručnjaka na plaći. Time se fiksni trošak plaće smanjuje na fiksni trošak za mjesečnu naknadu vanjskom partneru, što je obično mnogo niže od troška pružanja beneficija zaposleniku. Isti pristup može se primijeniti s računovodstvenim funkcijama kao što su funkcije obračuna plaća ili fakturiranja, dopuštajući poduzeću da i dalje učinkovito upravlja tim zadacima, ali uz smanjenu cijenu.
Jedna karakteristika troškova kapaciteta je da, iako je moguće smanjiti taj trošak i time povećati profitabilnost poslovanja, on se ne može eliminirati bez stvaranja neke vrste negativnog utjecaja na cjelokupno poslovanje. To znači da, iako je moguće uštedjeti veliku količinu novca prepuštanjem IT funkcija vanjskim suradnicima, eliminiranje IT podrške u bilo kojem obliku bi uklonilo jedan trošak kapaciteta, ali bi vjerojatno rezultiralo drugim problemima koji bi u konačnici imali negativan utjecaj koji bi mogao zatvoriti poslovanje.
Postoje određena različita mišljenja o tome treba li komunalne usluge klasificirati kao trošak kapaciteta. Jedna škola mišljenja smatra da komunalne usluge treba klasificirati na ovaj način, budući da su stalne i neophodne za rad. Drugi primjećuju da su komunalne usluge često varijabilni troškovi, a ne fiksni troškovi, te ih iz tog razloga treba isključiti. Oba pristupa su izvodljiva u smislu razmatranja troškova kapaciteta, sve dok se komunalne usluge dosljedno promatraju na isti način iz jednog ekonomskog razdoblja u sljedeće.