Učinkovitost podataka je proces koji olakšava korištenje, upravljanje i pristup podacima. Obično se radi o većim tvrtkama, čije opsežne mreže i zapisi mogu lako učiniti proces pronalaženja i korištenja određenog podatka poput pronalaženja igle u plastu sijena. Iako je učinkovitost podataka u velikoj mjeri problem konfiguracije i postavljanja – drugim riječima, raspoređivanje podataka na način da se lakše lociraju i dobivaju – ona također ima značajnu hardversku komponentu. Zastarjeli i neučinkoviti hardver može proces izvlačenja podataka s tvrdog diska ili mreže učiniti daleko glomaznijim nego što bi trebao biti. Zbog toga je učinkovitost podataka kompromis; zahtijeva postizanje prave ravnoteže između troškova i učinkovitosti.
Mjesto na kojem se pohranjuju podaci uvelike ima veze s njegovom ukupnom učinkovitošću. Iako su čvrsti diskovi često najreaktivnija mjesta za pohranu podataka jer mogu proizvesti i otvoriti tražene datoteke brže od većine bilo kojeg drugog medija za pohranu, njihova cijena po gigabajtu pohrane je relativno visoka. Stariji mediji za pohranu, kao što su pogoni za sigurnosnu kopiju trake, prilično su jeftini po gigabajtu pohrane, ali kompromis je u tome što je njihova brzina pristupa prilično spora. Ovaj kompromis između troškova i koristi je srž stvaranja učinkovitih sustava za pohranu podataka.
Učinkovitost podataka ima za cilj olakšati pristup najčešće korištenim podacima na mreži postavljanjem na skupe uređaje za pohranu velike snage, dok prenosi starije arhivske podatke na sporije, jeftinije alternative. Čineći to, pojedinci koji rade na mreži imaju brži pristup vitalnim podacima bez osakaćenja resursa i proračuna organizacije. Ostale tehnike uključene u učinkovitiju pohranu podataka uključuju kompresiju podataka, što je proces smanjivanja datoteka na njihovu najmanju moguću veličinu, i deduplikaciju, koja koristi softverske algoritme za uklanjanje dupliciranih datoteka s mreže.
Kompresija i deduplikacija mogu osloboditi vrijedan prostor na disku na mreži, dodatno povećavajući učinkovitost. Poput ljudi, računala imaju daleko lakše dovršavanje pretraživanja kada je broj datoteka koje se pretražuju relativno mali, a prosječna veličina datoteka prema tome skromna. Redovitim uklanjanjem nepotrebnih datoteka i eliminacijom viška prostora unutar samih datoteka dodatno se poboljšava podatkovna učinkovitost mreže.