Ugovor o ponudi je procjena ukupnih troškova za dovršetak određenog posla. Koristi se u raznim oblicima poslovanja, takav se ugovor dostavlja osobi ili tvrtki koja zahtijeva završetak posla. U nekim slučajevima, prijedlozi troškova prikupljat će se od različitih ponuditelja, a jedan ili više njih će biti odabrani za dovršetak posla.
Takav ugovor može započeti onim što se naziva zahtjevom za ponudu (RFP). Ovo je poziv na ponudu za određeni posao. RFP će često razjasniti detalje posla koji treba dovršiti. Te pojedinosti mogu uključivati vremenske rokove ili rokove rada, lokaciju posla i sve druge pojedinosti koje bi mogle utjecati na ponudu dobavljača. Ako RFP ne navodi jasno neke od specifičnosti potrebnih za ispravan ugovor o ponudi, potencijalni dobavljač morat će kontaktirati podnositelja zahtjeva za više informacija.
Prilikom pisanja ugovora o ponudi, dobavljač će možda morati uzeti u obzir stvari kao što su materijali potrebni za završetak posla, vrijeme koje treba potrošiti na posao i troškovi rada. Oni će se često razlikovati ovisno o poslu koji treba dovršiti i razini obuke potrebne za posao. Na primjer, što je posao tehničkiji, to će više koštati i materijal i rad za njegovo dovršenje. Predložak ponude može se koristiti kako bi se osiguralo da su svi troškovi pokriveni prilikom pisanja ponude.
Ugovor o ponudi također treba uzeti u obzir dobit koju dobavljač želi ostvariti od posla. U većini slučajeva, ovi prijedlozi su način na koji tvrtka koja traži ponude za usporedbu više ponuda za posao. Što se više dobavljača natječe za posao, veća je šansa da će neki od njih prihvatiti ispodprosječne profitne marže. Što je niža potrebna marža profita, ukupna ponuda može biti niža.
Važan aspekt ugovora o ponudi može biti klauzula o izmjeni. Klauzula o promjeni može omogućiti dobavljaču da zatraži promjenu ponude, ako je potrebno više novca ili vremena za dovršetak posla. To može biti ključno ako posao zahtijeva gradnju, renoviranje ili bilo koju vrstu izgradnje. Ako izvođač ne upiše klauzulu ove vrste u ponudu, svi dodatni troškovi potrebni za završetak posla s neočekivanim olakotnim okolnostima mogli bi pasti na teret dobavljača.
Nakon prihvaćanja ugovora o ponudi, izvođač će često morati osobno potpisati konačni primjerak. U ovom trenutku, predstavnik tvrtke koja angažira dobavljača također bi trebao potpisati ugovor. Obje strane trebaju potpisati više originalnih primjeraka i čuvati ih u dosjeu.