Ugovor o ugostiteljstvu je obrazac koji potpisuju najamnik i tvrtka koja obavlja ugostiteljske usluge. Obično uključuje detaljne informacije o tome koja će se hrana i piće posluživati, kao i vrijeme događaja i koliko dugo će hrana i piće biti dostupni. Obično su navedeni i monetarni ugovori.
Obje strane obično rade zajedno na izradi ugovora. Mnoge ugovore piše jedna strana, a potpisuje druga, dok je ugovor o ugostiteljstvu uglavnom zajednički dogovor ponuđača o opskrbi događaja ili okupljanja traženim uslugama. U ugovoru su navedeni detalji o funkciji kao što su vrsta događaja, mjesto, datum, vrijeme i druge relevantne informacije.
Ugovor će često sadržavati detaljne informacije o tome što će se poslužiti, od predjela i glavnog jela do juha, salata i deserta. Također će odrediti hoće li se obrok posluživati sjedeći ili na bazi švedskog stola, te naznačiti hoće li ugostitelj osigurati pladnjeve s hranom koja kruži među gomilom.
Ugostiteljska tvrtka može, ali i ne mora osigurati alkohol i piće za događaj, kao i hranu. Često se navode specifični zahtjevi za pićem, zajedno s količinom boca, limenki ili posuda. Osim toga, mogu postojati i druge naknade za miješanje ili čepove koje će se naplaćivati, a tvrtka može, ali i ne mora, opskrbljivati barmena. Ako ugostitelj ne osigurava piće, to može biti naznačeno i u ugovoru o ugostiteljstvu.
Osim hrane, ugovor o cateringu će također uključivati troškove koje će strana koja održava događaj pristati platiti; ovo je obično po glavi. Trošak za neke svježe artikle će varirati, a mnogi će ugostitelji dopustiti svojim klijentima da navedu maksimalnu cijenu koju treba platiti uz zahtjev za konzultaciju ako cijena bude iznad te. Zauzvrat, ugostitelju se često daje opći, ako ne i točan broj osoba koliko će ljudi biti usluženo. Ovisno o vrsti ugostitelja, mogu postojati informacije o usluzi za stolom koja će biti pružena, kao i o srebrnom priboru, tanjurima, stolnjacima i drugim fizičkim predmetima koji će se isporučiti.
Ugovor o ugostiteljstvu općenito će uključivati neke vitalne informacijske standarde, bez obzira na to kako ostatak ugovora izgleda. Informacije o otkazivanju općenito su uključene, pokazujući koliko dugo prije događaja stranka koja unajmljuje mora otkazati ugovor i koje će kazne nastati, kao i posljednje promjene datuma koje se mogu izvršiti u bilo kojem dijelu usluge hrane i pića. Mnogi ugostitelji zahtijevat će polog, s informacijama koje jasno pokazuju što još duguje i koliko dugo osoba koja je angažirala mora platiti ostatak. Mnogi ugovori o ugostiteljstvu također imaju ugrađenu klauzulu koja navodi što će se dogoditi s dodatnom hranom i pićem, kao i precizira što će se učiniti ako događaj traje dulje od predviđenog ili dođe više gostiju.