Sklapanje ugovora za vladu Sjedinjenih Američkih Država s ovlastima za izdvajanje javnih sredstava poreznih obveznika u ime vlade je u ovlasti dodijeljenoj zakonom samo američkim ugovornim službenicima. Američki ugovorni časnik je ili najviši šef američke agencije, kao što je direktor Središnje obavještajne agencije ili direktorov delegirani časnik, ili delegirani časnik u vojsci, koji je obično tri do četiri koraka niže od najvišeg zapovjedništva. Obrazovanje, iskustvo i kvalifikacije potrebne za ovu odgovornost obično su prilično visoki. Dužnosti službenika za ugovaranje strogo su ovlaštene u pisanom obliku putem Potvrde o imenovanju koja točno određuje koja se razina ovlasti delegira u novčanom iznosu. Ponekad osoba na ovoj poziciji radi u ime američke vlade na postajama u inozemstvu.
U Potvrdi o imenovanju navodi se granično ovlaštenje koje službenik ima, a ta se ovlast temelji na kvalifikacijskom obrazovanju i iskustvu. Obično je potrebna rigorozna obuka na radnom mjestu i godine civilnih ili vojnih visokoškolskih tečajeva u određenim područjima financija, poslovnog upravljanja i inženjeringa. Zatim se pomno provjerava iskustvo koje kandidat ima u upravljanju civilnim ili vojnim ugovorima ili komercijalnoj kupnji.
Službenik za ugovaranje mora imati temeljito znanje o praksi i smjernicama kao što je zakonski navedeno u mnogim vladinim propisima, postupcima i izjavama o politici koje zahtijevaju strogo pridržavanje u obavljanju dužnosti. Svaka specijalizirana obuka u području za koje on ili ona ugovara je plus. Osim toga, kandidat mora imati osobnu reputaciju zbog integriteta, ispravnosti u poslovnoj prosudbi i predanosti ostvarenju misije.
Dužnosti ove pozicije mogu se općenito grupirati u tri faze: pokretanje ugovora, preuzimanje odgovornosti za administraciju odabranih ugovora i finaliziranje ugovora pri raskidu. Službenik za ugovaranje mora voditi evidenciju o pokretanju ugovora, pratećim odlukama, nalazima inspekcije i dokumentirati svaku fazu kupnje robe, usluga ili građevinskih radova u tijeku. Cilj je postići najbolju moguću vrijednost za državne porezne obveznike, oslanjajući se na talente časnika i pregovaračke vještine. Osim toga, službenik za ugovaranje mora završiti do 40 kontinuiranih kreditnih sati godišnje kako je propisano zakonom za razinu ovlasti koju posjeduje.
Vojni ugovorni časnik ima više ljudi kojima može podnijeti izvještaj, budući da je nadzor nad vojnom hijerarhijom strogo obavezan u nekoliko direktiva oružanih snaga. Uz civilne propise o poštenim nabavama američke vlade, pojedinačne oružane snage imaju posebne smjernice za postupke za poštivanje Zakona o poboljšanju radne snage u obrambenoj nabavi (DAWIA) iz 1990. Osim toga, potrebno je proći nekoliko redovitih evaluacija kako bi se zadržalo ovlaštenje za stjecanje.
Kada je ugovorni službenik stacioniran u inozemstvu, američki State Department i druge vladine agencije zahtijevat će dodatne zahtjeve za međunarodno obrazovanje. Osposobljavanje uključuje obrazovanje potrebno za sudjelovanje u akvizicijama iz inozemnih tvrtki i upravljanje pošiljkama iz SAD-a u inozemne postaje. Administracija građevinskih projekata, postavljanje instalacijskih objekata i pomoć agencijama za pomoć samo su neke inozemne dužnosti. Zemlje također imaju različite uvozne i izvozne tarife, o čemu službenik za ugovaranje mora dobro poznavati.