Kontrola kvalitete često se odnosi na upravljanje proizvodnim procesima i specifikacijama proizvoda ili usluga. Ovaj sustav, međutim, općenito zahtijeva prepoznatljive postupke i zaposlenike koji planiraju i provjeravaju. Proces kontrole kvalitete stoga može uključivati menadžera koji nadzire sustav, izjavu o kontroli kvalitete koja sažima ciljeve proizvodnje i inspekcijske postupke na različitim točkama proizvodnje. Tehničar za kontrolu kvalitete često je dio ovog procesa prikupljanja podataka, a kontrolni popis često predstavlja temelj za rutinsku inspekciju proizvoda.
Da bi proces kontrole kvalitete bio uspješan, često je potrebno uspostaviti posebne postupke s menadžerom ili nadređenim koji će ih nadzirati. Ova osoba može biti u velikoj mjeri odgovorna i za razvoj programa kontrole kvalitete i za osiguranje ispunjenja očekivanja. U mnogim slučajevima, svrha kontrole kvalitete je osigurati da su svi materijali i proizvodi dostavljeni za isporuku u skladu s ugovornim zahtjevima ili zahtjevima kupaca. Stoga, da bi to postigao, voditelj kontrole kvalitete često treba funkcionalni plan za kontrolu proizvodnog procesa, određivanje kada i ako proces ne uspije i u skladu s tim reagirati kako bi obnovio proces.
U nekim tvrtkama voditelj kvalitete može raditi na stvaranju i implementaciji izjave o kontroli kvalitete. Tamo gdje takve izjave već postoje, upravitelj može jednostavno osigurati da su procedure prikladne i da dizajn procesa zadovoljava specifikacije proizvoda. Voditelj proizvodnje često je uključen u takve odluke. Procesi kontrole kvalitete, međutim, nisu ograničeni na proizvodne pogone. Laboratoriji, ustanove za njegu pacijenata i usluge kao što su javni prijevoz i pročišćavanje otpadnih voda obično također provode postupke kontrole kvalitete.
Izjava o kontroli kvalitete često identificira ciljeve proizvodnje i pruža osnovu za mjerenja usluga i proizvoda. Ovaj dokument stoga može opisati one objekte tvrtke koji moraju biti uključeni u proces kontrole kvalitete. Proizvodni pogoni, na primjer, mogu zahtijevati održavanje cjelokupne opreme postrojenja, kalibraciju instrumenata i stalnu obuku zaposlenika.
Nakon što je izjava o kvaliteti gotova, postupci se mogu definirati i implementirati. Kako bi se osiguralo ispravno funkcioniranje opreme postrojenja, proces kontrole kvalitete može uključivati svakodnevnu inspekciju strojeva radi traženja istrošenih ili slomljenih dijelova. Pumpe i crijeva mogu se pregledati na curenje, kao i podesiti vagu ili drugi alat.
Uz inspekciju strojeva, postupci će također vjerojatno osigurati standarde za testiranje proizvoda ili usluge. Ovisno o vrsti provedene kontrole kvalitete, neki procesi će pokušati spriječiti greške dok će ih drugi pokušati ispraviti. Stoga planiranje kontrole kvalitete često gleda na razvoj, proizvodnju i isporuku robe.
Neke tvrtke provode proces kontrole kvalitete u sve tri faze. Za ilustraciju, uzorci robe mogu se proizvesti prije stvarne proizvodnje. Tijekom tog vremena, proizvodni dizajn se može prilagoditi kako bi se ispravile pogreške ili inspektori kvalitete mogu pregledati tehničke datoteke kako bi osigurali da se procesi odvijaju prema očekivanjima. Kada započne masovna proizvodnja, nasumični proizvodi mogu se pregledati radi osiguranja kvalitete. Druga mogućnost je pričekati dok se svi proizvodi ne proizvedu za ukupni pregled proizvoda. Mnoge tvrtke također implementiraju sustav za povrat ili zamjenu proizvoda nakon isporuke kupcu.
U sva tri razdoblja uz upravitelja i inspektora često radi i tehničar za kontrolu kvalitete. Ova će osoba vjerojatno uzorkovati i testirati proizvode prije nego što da informacije inspektoru. Zauzvrat, inspektor može usporediti podatke i odrediti kada i gdje su poboljšanja kvalitete potrebna. Menadžer će tada vjerojatno odobriti takve promjene i također pojednostaviti procese radi troškovne učinkovitosti i pravovremene isporuke proizvoda.
Upravljanje procesom kontrole kvalitete često znači balansiranje standarda proizvodnje sa standardiziranom inspekcijom kontrole kvalitete. Za potrebe inspekcije, tvrtka često koristi kontrolne liste kvalitete na kojima inspektor bilježi broj, uzroke i učestalost neispunjenja proizvoda. Ovo je obično strukturirani obrazac ili upitnik koji mogu prilagoditi mnoge industrije. Osim toga, kontrolni popis može se baviti problemima kao što su visoka razina otpadnih materijala i niska produktivnost. Kontrolne liste također mogu pružiti bodove za sažetke kontrole kvalitete i rasprave tijekom sastanaka tima.