Upravljanje hotelskim predstavništvima predstavlja zadatke i aktivnosti povezane s rukovanjem servisnom službom u hotelima i motelima. Zadaci su često raznoliki i uključuju niz važnih stavki koje dostavljaju informacije višem rukovodstvu. Nekoliko uobičajenih zadataka uključuje osnovno knjigovodstvo, rješavanje problema i problema s klijentima te bavljenje standardnim održavanjem hotela. Uprava recepcije hotela također može biti odgovorna za zapošljavanje, obuku i raspoređivanje radnika u tom području. Ove pozicije mogu uključivati službenike, noćne revizore, uslužno osoblje i ekipe za čišćenje.
Knjigovodstveni poslovi uključuju ladicu za gotovinu, upravljanje računima za iznajmljene sobe i trošak sitnog novca za hotel. Oni osiguravaju da hotel može ispravno uravnotežiti i obračunati novac primljen od kupaca. Uprava recepcije hotela možda zapravo neće ispuniti sve standardne knjigovodstvene zadatke. U nekim slučajevima, upravitelj može jednostavno nadzirati proces i osigurati da je točan i valjan. Ovo razdvajanje također predstavlja snažnu segregaciju dužnosti, što pomaže u sprječavanju pronevjere ili prijevare.
Kupci su žila kucavica poslovanja, posebno s hotelima. Kao posao koji se temelji na uslugama, upravljanje hotelskim uredom pomaže u rješavanju raznih problema korisnika. Iako je većina prilično osnovnih i pomaže osigurati ugodan boravak, s vremena na vrijeme dolazi do ozbiljnog problema. Voditelj hotelskog ureda mora biti u središtu ovih problema i otkloniti sve negativne probleme prije nego što zaista počnu. Ako to ne učinite, to može rezultirati potencijalno negativnim komentarima prema hotelu i njegovom osoblju, što može biti još veći problem.
Održavanje hotela je proces koji nema kraja. Hoteli se ponekad mogu naći vrlo zauzeti, osobito tijekom sezone putovanja. Uprava recepcije hotela pregledava probleme održavanja i postavlja zahtjeve za popravak ili zamjenu predmeta. Upravitelj je također odgovoran za pravodobno rješavanje ovih problema. Na primjer, odgođeno održavanje bazena može odvratiti kupce od hotela, smanjujući prihod tvrtke.
Bilo koje drugo pitanje može brzo postati odgovornost upravljanja hotelskim uredom. Kao menadžer, svakodnevnim zadacima koji se mogu pojaviti često nema kraja. To uključuje pripremu za poslovne sastanke, rukovanje poštom i paketima, pregledavanje rezervacija ili odjavu očišćenih soba. Ukratko, ova osoba je glavna osoba zadužena za to da se stvari odvijaju kako treba i neometano odvijaju u hotelu.