Pretplaćena najamnina je akontacija za najam nekretnine. Iznos predujma vodi se u knjigama poduzeća zakupa nekretnine kao račun tekuće imovine koja će biti rashodovana u nekom trenutku u budućnosti. Dok poduzeće vodi svoje knjigovodstvo, račun unaprijed plaćenog troška zakupnine omogućuje knjigovođi da prati vrijednost imovine do trenutka kada se iznos na računu ne potroši.
Sve tvrtke moraju voditi knjigovodstvene evidencije kako bi ispunile porezne i druge regulatorne obveze. Poduzeće će povremeno generirati skup financijskih izvještaja kako bi sažeto svoj financijski položaj. Ovi izvještaji su u skladu sa skupom općeprihvaćenih računovodstvenih načela koja standardiziraju financijsko izvješćivanje kako bi se poduzeća mogla međusobno uspoređivati u zajedničkoj pozadini. Standardne računovodstvene konvencije određuju kako izvršiti nepodmirene depozite za najam u knjigama do trenutka kada se depozit stvarno primijeni kao plaćanje mjesečne najamnine.
Ugovor o najmu radi zakupa imovine smatra se materijalnom imovinom. Kada poduzeće sklopi takav ugovor, često mora platiti ne samo zakupninu za tekući mjesec, već i određeni broj mjeseci unaprijed kao jamstvo za izvršenje prema ugovoru. Ovaj sigurnosni polog može se vratiti na kraju najma uz ispunjenje određenih uvjeta ili se može tretirati kao nepovratna pretplata koja plaća mjesece na kraju ugovora. Može li se sigurnosni depozit vratiti ili nepovratan određuje kako će se iznos tretirati u knjigovodstvene svrhe.
Bespovratna plaćanja najamnine koja pokrivaju najamninu za buduće mjesece vode se u knjigama vlasnika nekretnine kao odgođeni nezarađeni prihodi. Iznos se vodi u knjigama poduzeća koje iznajmljuje nekretninu na računu unaprijed plaćenih troškova zakupnine. Ovaj račun se kapitalizira ili smanjuje kada se iznos unaprijed plaćene najamnine stvarno primijeni za plaćanje mjesečne najamnine.
Ova je računovodstvena konvencija osobito važna pri izradi bilance. Bilanca je sažetak financijskog položaja poduzeća u određenom trenutku. Depoziti za najam mogu se primijeniti na mjesece koji su godinama u budućnosti. Sve dok se iznos stvarno ne primijeni kao plaćanje za mjesečno korištenje zakupljene imovine, mora biti ispravno predstavljen kao kratkotrajna imovina kada tvrtka sastavlja svoje financijske izvještaje. Račun unaprijed plaćene najamnine omogućuje tvrtki da pokaže da ima trenutnu imovinu koja će u budućnosti koristiti tvrtki.