Univerzalni pristupnik je komunikacijski uređaj koji ima sposobnost premještanja podataka od izvorne točke do više točaka završetka, čak i ako te krajnje točke ne koriste iste protokole. Korištenjem ove vrste pristupnika zajedno s različitim vrstama komunikacijskog softvera moguće je uspostaviti pouzdanu komunikaciju između više točaka, bez obzira na to koju vrstu opreme ili signalizacije koristi svaki sudionik. Nije neobično da se univerzalni pristupnik koristi zajedno sa softverom za premošćivanje i hardverom koji se obično koristi u aplikacijama za audio, video i web konferencije, omogućujući ljudima iz cijelog svijeta pristup i sudjelovanje na sastancima ove vrste.
Jedan od najjednostavnijih načina da se shvati kako funkcionira univerzalni pristupnik jest razmotriti audio konferencijski poziv koji uključuje sudjelovanje pojedinaca koji se nalaze u različitim dijelovima svijeta. Ovisno o konfiguraciji telefonskih sustava koji se koriste u tim različitim zemljama, sudionici se mogu uključiti u konferenciju koristeći telefonske sustave koji koriste starije analogne signale koji se prenose bakrenim žicama, optičke sustave koji prenose digitalne signale ili čak mreže koje koriste Voice over Internet Protocol za prijenos telefonskog signala preko interneta. Kada se univerzalni pristupnik nalazi zajedno s telekonferencijskim mostom koji služi kao čvorište ili krajnja točka za sve lokacije koje biraju poziv, taj pristupnik će procijeniti svaki signal, pretvoriti ga u signal koji će most prepoznati i prekinuti veze na konferencijskom mostu.
Kada univerzalni pristupnik ispravno funkcionira, svaki će sudionici jasno čuti i biti saslušani na sastanku, pri čemu nijedan sudionik neće doživjeti bilo kakvu vrstu kašnjenja u razgovoru ili bilo kakvog prekida audio komunikacije. Ovisno o vrsti uključenih veza, ukupna jasnoća zvuka može biti jasna kao da svi sudionici zovu s lokacija u istom gradu i prolaze kroz iste lokalne prekidače. Učinkovitost koju nudi univerzalni pristupnik omogućuje sudjelovanje u komunikacijama za koje je nekada bilo potrebno mnogo truda da se uspostave i koje su bile znatno skuplje u smislu naknada za velike udaljenosti i drugih naknada.
Dok se univerzalni pristupnik može nalaziti zajedno s komunikacijskim mostom, uređaj se također može postaviti na ono što je poznato kao točka prisutnosti. Ovo je jednostavno mjesto na kojem je most izravno spojen na lokalnu telefonsku sklopku i jedan ili više daljinskih operatera. Uz oba aranžmana, mogućnost komunikacije s relativnom lakoćom unatoč razlikama u telefonskim i drugim komunikacijskim mrežama je pojednostavljena, omogućujući ljudima da se okupe bez obzira gdje se nalaze.