Dnevnik je računovodstvena transakcija koja bilježi financijske podatke u računovodstvenu knjigu poduzeća. Računovodstvene knjige često se sastoje od raznih časopisa. Vrste računovodstvenih dnevnika mogu uključivati opće, prodajne, kupovne, gotovinske primitke i gotovinske isplate. Opći časopis sadrži sve financijske podatke tvrtke, uključujući ukupne zbrojeve iz drugih časopisa. Svaka knjižica koju bilježi tvrtka obično sadrži zaduženje i kredit, na temelju tradicionalnog računovodstvenog sustava dvostrukog knjiženja koji se koristi u cijelom svijetu.
Podaci o unosu u dnevnik obično uključuju brojeve računa, kratak opis transakcije, iznos u dolarima i određeni referentni broj. Ove detaljne informacije pomažu tvrtkama da prate financijske informacije zabilježene u različitim računovodstvenim časopisima tvrtke. Tradicionalno, u upisima u dnevnik prvo se navode sva zaduženja, a zatim krediti. Ovaj format stvara jasnu prezentaciju financijskih informacija uključenih u unos. Listovi glavne knjige unosa mogu također sadržavati inicijale računovođe ili računovođa koji su knjižili upis ili unose u dnevnik. Ove informacije računovodstvenim menadžerima pružaju točan revizijski trag prilikom pregleda točnosti i valjanosti unosa u dnevnik.
Tvrtke mogu koristiti nekoliko vrsta dnevničkih upisa. Unosi u dnevnik mogu uključivati osnovni unos, povratni unos, ponavljajući unos i unos prilagođavanja. Osnovni unosi obično predstavljaju početno bilježenje određenih financijskih informacija. Ti se unosi mogu bilježiti kada se financijske transakcije dogode ili na kraju obračunskog razdoblja. Tvrtke obično postavljaju politiku računa kako bi odredile kada će se bilježiti osnovni unosi u dnevnik. Evidentiranje osnovnih temeljnica ovisi o broju unosa, veličini poduzeća i pravodobnosti u kojoj poduzeća trebaju imati evidentirane financijske informacije.
Obrnuti knjiženja mogu se koristiti za ispravljanje osnovnih knjiženja koje je računovođa netočno evidentirao. Ova vrsta unosa također može postaviti razgraničenja ili odgode koje je potrebno poništiti u budućem vremenskom razdoblju. Tvrtke mogu akumulirati ili odgoditi prihode, rashode ili druge financijske informacije na temelju računovodstvenih smjernica. Tvrtke koje koriste automatizirani računovodstveni softver često postavljaju poništene unose koristeći softversku značajku vremenske odgode.
Ponavljajući unosi u dnevnik obično svaki mjesec bilježe iste informacije u računovodstvenom sustavu tvrtke. Ovi se unosi mogu postaviti pomoću standardnog predloška koji uključuje brojeve računa i druge opće informacije za unos svakog mjeseca. Jedina informacija koja se mijenja u stalnom unosu u dnevnik su financijski brojevi.
Unosi za prilagodbu koriste se za ispravak financijskih brojeva ili konta glavne knjige koji se koriste u osnovnom temeljniku. Ti se unosi također mogu koristiti za ispravljanje knjiženja u dnevniku koje su računovođe zabilježile u pogrešnom dnevniku, ili bilo koje informacije koje je potrebno ispraviti na datum nakon što je osnovni temeljni dnevnik zabilježen.