Unutarnja kontrola je sustav pravila i postupaka koje organizacija uspostavlja kako bi osigurala pouzdanost svog financijskog izvješćivanja, učinkovitost i djelotvornost svog poslovanja te usklađenost s primjenjivim pravilima, propisima i zakonima. Unutarnje kontrole osmišljavaju i provode ne samo direktori organizacije, već i njeno vodstvo i menadžeri. Iako su osmišljene za postizanje niza ciljeva, interne kontrole prvenstveno su orijentirane na financijske aktivnosti organizacije. Pravilno dizajniran sustav interne kontrole u poslovanju organizacije može spriječiti loše upravljanje i malverzacije, uključujući pronevjeru, prijevaru i krađu.
Općenito shvaćeno obilježje zlouporabe je da najuspješnije djeluje pod velom tajne &emdash; što je manje ljudi svjesno toga, veća je vjerojatnost uspjeha. Što je više ljudi svjesno, veća je vjerojatnost ili neuspjeha ili odvraćanja. Na primjer, knjigovođama bi moglo biti relativno lako napisati lažne čekove ako je potreban samo jedan potpis, ali ako su potrebna dva, to krađu znatno otežava.
Jedna od najjednostavnijih metoda interne kontrole je, dakle, odvajanje dužnosti pojedinaca uključenih u financijske aktivnosti. Većina organizacija, na primjer, zahtijevaju dva potpisa na čekovima ili na čekovima koji premašuju određeni iznos, što osigurava da čekove ne može jednostavno ispisati jedna osoba po volji. Kada su čekovi strojno ili računalno tiskani, oni koji su odgovorni za ispis čeka ne bi ih trebali potpisivati (ili stavljati mehaničke potpise) &emdash; taj posao treba dodijeliti drugoj osobi. Kada se čekovi ispisuju kao plaćanje za primitak robe, sustavi interne kontrole trebali bi zahtijevati da se dokumentacija o primitku pošiljke uskladi s fakturom prije pisanja čeka plaćanja. Ovo jednostavno pravilo osigurava da osoba odgovorna za plaćanje može biti razumno sigurna da je roba stvarno primljena u dobrom stanju, čak i ako je mjesto primanja daleko od ureda za financije. Ako ček mora potpisati netko drugi, uz njega će biti priložena sva dokumentacija, koja će se pregledati prije potpisivanja čeka i proslijeđena prodavaču.
Nepopularna komponenta mnogih sustava interne kontrole je zabrana osobnih odnosa, uključujući brak, između zaposlenika u odjelima financijskih usluga i drugim odjelima. Ako nastane osobni odnos između, recimo, nekoga u odjelu za plaćanje i nekoga u skladištu, očekivalo bi se da će netko dati otkaz i zaposliti se negdje drugdje kako bi izbjegao čak i privid nedoličnosti.
Javna poduzeća i mnoga velika privatna poduzeća imaju interne kontrole koje zahtijevaju povremene revizije od strane vanjske računovodstvene tvrtke, kao i odjele za unutarnju reviziju koji su zaduženi za redoviti pregled financijskih transakcija i drugih operacija. Ako se pravilno izvode, ove revizije trećih strana i interne revizije temeljito će ispitati tvrtku, analizirajući njezine postupke iz perspektive interne kontrole i istražujući transakcije kako bi se osiguralo da su onakva kakva je zastupljena.
Sustavi interne kontrole, iako se obično shvaćaju kao financijske prirode, nisu ograničeni na financijske aktivnosti, već se proširuju na druga područja poslovanja tvrtke, kako bi se osiguralo da se one zapravo odvijaju kako se očekuje. Odjeli za “kontrolu kvalitete” i “osiguranje kvalitete” operativni su mehanizmi kontrole koji osiguravaju da je sve od označavanja preko sigurnosnih pečata do sastojaka točno onako kako je predstavljeno. Mehanizmi kontrole zaliha pomažu zaštiti tvrtku od gubitka zbog krađe, a sigurnosno osoblje ne samo da drži neovlašteno osoblje izvan objekta, već i sprječava krađu.
Postupci i prakse unutarnje kontrole dobili su veću važnost u Sjedinjenim Državama 2002. godine donošenjem Sarbanes-Oxley zakona pod nazivom “Zakon o reformi računovodstva javnih poduzeća i zaštiti investitora”. Donesen kao odgovor na niz korporativnih i računovodstvenih skandala, stavio je mnogo veći stupanj odgovornosti na rukovodioce javnih korporacija. Na primjer, rukovoditelji tvrtki rutinski potpisuju godišnja izvješća svojih tvrtki; Sarbanes-Oxley ih smatra osobno odgovornima za njihove materijalne netočnosti. Ti rukovoditelji stoga imaju dodatni poticaj za uvođenje temeljitih sustava interne kontrole kako bi osigurali pouzdanost svojih izvješća.