Administracija beneficija uključuje stvaranje i upravljanje beneficijama zaposlenika, kao i pružanje sredstava za obuku zaposlenika da razumiju kako funkcioniraju beneficije i koje vrste standarda zaposlenici moraju ispuniti da bi se kvalificirali za beneficije. Administracija beneficija se često događa unutar odjela ljudskih potencijala veće tvrtke, iako manje tvrtke mogu odrediti funkciju administracije naknada drugim područjima ili pojedincima. Evo neke pozadine o tome što učinkovit administrator radi na dnevnoj bazi.
Velik dio posla administratora posvećen je koordinaciji plana naknada koji je trenutno na snazi. Administracija beneficija uključuje provođenje velikog dijela dana pazeći da planovi beneficija rade glatko. To će često uključivati pregled nakupljanja osobnih dana, dana godišnjeg odmora i bolovanja. Administrator će se pobrinuti da se postupak dodavanja slobodnih dana na račun zaposlenika odvija prema definiranom postupku tvrtke. Osim toga, administrator će surađivati s odjelom za obračun plaća kako bi osigurao da zaposlenik bude plaćen za sve odobrene dane i da se ti dani oduzmu od odgovarajućeg resursa.
Nadalje, administracija naknada često uključuje nadzor zdravstvenog osiguranja za kvalificirane zaposlenike. To znači osigurati da se plaćanja davatelju osiguranja izvrše na vrijeme, kao i da se osigura da se svaki kvalificirani zaposlenik koji želi uključiti u grupno pokriće ispravno obrađuje. Administrator će također biti odgovoran za provedbu plana beneficija za nove zaposlenike koji završe probno razdoblje koje je potrebno mnogim tvrtkama prije nego što steknu pravo na akumulirani plaćeni dopust i zdravstveno osiguranje.
Kada program naknada za zaposlenike uključuje program ulaganja ili umirovljenja, osoblje administracije beneficija također će nadzirati svakodnevno funkcioniranje tih programa. To može uključivati osiguravanje odbitaka s plaće kako bi se pomoglo financiranju svih doprinosa koje uplaćuje zaposlenik, kao i osiguravanje da se sva odgovarajuća sredstva koja obećava poslodavac primjenjuju na vrijeme. To postavlja administratora u izravan kontakt s financijskim službenicima tvrtke, koji će raditi s administrativnim timom za dobrobit svih zaposlenika tvrtke, kako po satu tako i uz plaću.
Dio administracije beneficija također uključuje interakciju sa zaposlenikom. U bilo kojem trenutku zaposlenik bi se trebao moći sastati s administratorom i dobiti najnovije informacije o statusu svojih beneficija. Iz ove perspektive, administrator je sredstvo komunikacije između tvrtke i zaposlenika. To se može dogoditi dopuštanjem zaposlenicima da postavljaju upite kada žele, kao i proaktivnim pružanjem periodičnih ažuriranja svakom zaposleniku o statusu njihovih beneficija.
Važno je prepoznati da je administracija beneficija uključena ne samo u brigu o dobrobiti zaposlenika, već i dobrobiti tvrtke. U tu svrhu učinkovita administracija beneficija znači razvijanje programa beneficija koji su dobri za zaposlenika, ali ne vrše neopravdani pritisak na tvrtku da ispuni te obveze. Iz tog razloga, administratori često traže nove opcije za beneficije, pokušavajući pronaći programe koji će zaposlenicima pružiti barem onoliko, dok će troškovi poslodavcima biti što niži.