Upravitelj osobnih podataka je elektronički zapisničar, vrsta sustava arhiviranja ponijeti sa sobom koji bi jučerašnji rukovoditelji željeli da imaju na dlanu. PIM, kako ga stilizira njegov akronim, može biti jednostavan kao softverska aplikacija ili složen kao cijeli uređaj.
Uobičajene verzije softvera za upravljanje osobnim podacima uključuju Microsoft Outlook i Entourage, koji su prvenstveno programi za e-poštu, ali također mogu pružiti usluge kao što su adresari, kalendari, podsjetnici te praćenje i pohrana podataka. Druga vrsta softverskog PIM-a je internetska verzija koju nudi Yahoo!, između ostalih. Ovdje ćete pronaći istu vrstu usluga koje nude Microsoftovi proizvodi, zajedno s određenim prepoznatljivim karakteristikama kao što su glazba, filmovi i igre. Microsoft nudi vlastitu verziju ovoga putem MSN mreže. Na taj način mobilni telefoni simuliraju strojeve spremne za internet.
Prednost mrežnog upravitelja osobnih podataka je prenosivost: svojim podacima možete pristupiti čak i ako niste ni blizu svog primarnog računala; ovo vam također omogućuje sinkronizaciju podataka između uređaja – omogućavajući, na primjer, prijenos podataka s računala na prijenosno računalo ili s prijenosnog na ručni PIM. Nedostatak mrežnog PIM-a je taj što zahtijeva internetsku vezu, što znači da je prijenos podataka nemoguć ako se nalazite izvan žične ili Wi-Fi zone.
Ručni PIM-ovi dolaze u nizu funkcionalnosti. Neki od najosnovnijih ovih dana su mobilni telefoni, koji sve više nalikuju minijaturnim prijenosnim računalima. U suradnji s najvećim online prisustvom, mnogi proizvođači mobilnih telefona nude softverske pakete koji omogućuju funkcionalnost upravitelja osobnih podataka u pokretu kao nikad dosad. Neki od ovih telefonskih PIM-ova imaju tipkovnice, koje su prilično male, ali još uvijek mogu funkcionirati jednako dobro kao verzija pune veličine na prijenosnom ili stolnom računalu. Proizvođači telefona ponekad se jako trude da sakriju tipkovnicu, umetnuvši je u određeni dio telefona, kao što je dno sučelja, ili instalirajući je na vrh telefona na preklop.
Tradicionalniji ručni upravitelj osobnih podataka je PDA ili osobni pomoćnik na stolu. Ovo je obično uređaj koji je veći od mobilnog telefona i uključuje tipkovnicu i podatkovni port za povezivanje s računalom. Jedan od najpoznatijih PDA uređaja je Blackberry. Drugi je Palm Pilot. Ovi PDA uređaji tradicionalno imaju više funkcionalnosti i memorije od mobilnih telefona.
Svi ovi uređaji ne samo da vam omogućuju da ponesete svoje uredske datoteke sa sobom, već vam također omogućuju pristup, ako je potrebno, bez ovisnosti o tradicionalnoj internetskoj vezi. Kroz čaroliju satelitske tehnologije, sada možete surfati webom bez žica, pa čak i bez Wi-Fi-ja. Upravitelj osobnih podataka djeluje kao pristupna točka.