Upravljanje zalihama opisuje korake i procese koje tvrtka koristi za održavanje materijala za prodaju. U većini slučajeva upravljanje zalihama opisuje maloprodajne trgovine, ali se pojam može primijeniti na bilo koji korak u opskrbnom lancu gdje roba ulazi i izlazi iz poslovanja. Ovi procesi upravljaju svakim aspektom rukovanja zalihama od početne narudžbe do konačne prodaje. U malom poduzeću obično postoji nekoliko koraka u tom procesu, ali veliki trgovački lanci mogu imati nekoliko različitih čvorišta od početka do kraja.
Najsloženiji oblik upravljanja zalihama vjerojatno je unutar okruženja maloprodajnog lanca kao što je robna kuća u cijeloj zemlji. U ovakvoj trgovini često postoji nekoliko različitih lokacija koje se bore oko određene količine robe. Osim toga, postoji više zaustavljanja za dobro između početne narudžbe i konačne prodaje.
Proces upravljanja zalihama za jedan od ovih velikih trgovačkih lanaca često će slijediti iste korake, bez obzira na naručeni proizvod. Za početak će određena trgovina primijetiti da joj je potreban proizvod. Trgovina će kontaktirati sjedište i zatražiti da joj se pošalje proizvod. Glavni ured će prikupiti sve potrebne kupnje i poslati jednu veliku narudžbu dobavljaču.
U ovom trenutku upravljanje zalihama zapravo pauzira na nekoliko koraka dok se dobavljač bavi narudžbom. Nakon što je narudžba spremna, sustav upravljanja se vraća. Pošiljka se šalje u centralno skladište gdje se prikupljaju sve narudžbe. Velika pošiljka je razbijena na manje komade i otpremljena na pojedinačna mjesta. Nakon što originalna trgovina dobije predmet, ponudit će ga na prodaju svojim potrošačima.
Manja ili manje složena poduzeća slijede isti osnovni proces, ali su mnogi pojedinačni koraci uvelike pojednostavljeni. Na primjer, manja trgovina vjerojatno bi preskočila korak skladištenja u korist skladišta na licu mjesta. Čak i uz pojednostavljeni korak, ideja je i dalje ista; dobro se pohranjuje sve dok nije posebno potrebno.
Većina upravljanja zalihama koristi Just-In-Time inventar, koji se usredotočuje na održavanje uskladištenih zaliha što je niže moguće. Kada se podnese nova narudžba, datum dolaska trebao bi biti točno kada će trenutne zalihe isteći. Na primjer, ako trgovina svaki dan prodaje jedan artikl, savršeno vrijeme za novu pošiljku je dan kada će se prodati zadnji artikl. Na taj se način nova pošiljka stavlja izravno na policu, a ne u skladište. Koristeći ovu ideju, trgovina smanjuje režijske troškove jer ima nekoliko stvari koje nisu izravno na prodaju.