Dobavljači su pojedinci ili tvrtke koje isporučuju robu ili usluge drugim pojedincima ili tvrtkama. Upravljanje dobavljačima je izraz koji se koristi za opisivanje procesa pronalaženja, kvalificiranja i poslovanja s dobavljačima. Uobičajene aktivnosti uključuju istraživanje dobavljača, pregovaranje o ugovorima, dobivanje ponuda, procjenu izvedbe, stvaranje i ažuriranje datoteka dobavljača i osiguravanje da se plaćanja izvrše ispravno.
Nakon što poduzeće utvrdi da ima potrebu koja se mora prepustiti vanjskim poduzećima, počinje upravljanje dobavljačima. Tvrtka mora pronaći jednog ili više dobavljača koji mogu isporučiti potrebnu robu ili uslugu i procijeniti svakog dobavljača na temelju cijena, sposobnosti, vremena obrade, kvalitete rada i reputacije tvrtke. Ovaj proces često uključuje traženje cijena, provjeru referenci i istraživanje tvrtke putem internetskih resursa. To također može uključivati provjeru financijske stabilnosti potencijalnog dobavljača, osiguranje i certifikate.
Nakon što su dobavljači odabrani, upravljanje dobavljačima je pitanje upravljanja skupom dobavljača, dodjele poslova ili ugovora prema potrebi, praćenja izvedbe dobavljača i osiguravanja poštivanja uvjeta ugovora. U velikim tvrtkama, voditelj dobavljača često ima više od jednog dobavljača u grupi za svaku vrstu proizvoda usluge. Određeni dobavljači mogu biti poželjniji, što znači da su oni prvi izbor kada se projekt pojavi. Drugi mogu biti dobavljači rezervnih kopija, koji će biti pozvani ako željeni dobavljač ne može prihvatiti dati projekt ili ne izvrši.
Upravljanje dobavljačima često uključuje velik dio elektroničke ili ručne papirologije. Mnogi sustavi dugovanja zahtijevaju da dobavljači budu postavljeni u bazi podataka. To može zahtijevati prikupljanje podataka za kontakt dobavljača, potvrda o osiguranju i identifikacijskih brojeva poreznog obveznika. Ako će prodavač imati pristup vlasničkim ili privatnim informacijama, ugovor o neotkrivanju podataka ili drugi takav ugovor obično se mora potpisati i staviti u datoteke dobavljača. Mnoge tvrtke zahtijevaju da se datoteke dobavljača ažuriraju godišnje, tako da će voditelj dobavljača morati osigurati da se svake godine pribavljaju tekući dokumenti.
Izraz upravljanje dobavljačima obično se koristi u kontekstu poslovnih operacija, ali pojedinci također mogu s vremena na vrijeme morati upravljati dobavljačima. Vlasnik kuće, na primjer, možda će morati sklopiti ugovor s krovopokrivačem ili dizajnerom interijera; u ovoj situaciji morat će dobiti ponude, odabrati dobavljača, pratiti kvalitetu rada i obraditi plaćanje, baš kao što bi to radila tvrtka. Frizerski saloni, agenti osiguranja, ustanove za brigu o djeci i slične osobne usluge također su primjeri prodavača s kojima pojedinac može često raditi.