Poduzećima i drugim organizacijama, kao i pojedincima koji rukuju velikom količinom informacija, potrebni su sustavi za upravljanje dokumentima za arhiviranje, osiguranje, dohvaćanje i dijeljenje tih informacija. Upravljanje dokumentima je organizirani sustav koji metodički obrađuje, pohranjuje i obnavlja dokumente i podatke u njima. Za papirnate ili papirnate dokumente, proces se jednostavno može nazvati sustavom arhiviranja.
Upravljanje dokumentima je suvremena verzija koja obično uključuje elektroničku proizvodnju, pohranu i pronalaženje dokumenata i drugih datoteka, pružajući siguran pristup onima koji imaju dopuštenje. Osim tipičnih dokumenata, kao što su tekstualne datoteke ili skenirane kopije papirnatih dokumenata, upravljanje dokumentima također može uključivati audio i video datoteke, e-poštu, faksove, izvješća, fotografije, fontove, grafike i druge slike.
Softver za upravljanje dokumentima kreiran je u nastojanju da se uvedu uredi “bez papira”. Nakon spoznaje da je ovaj poslovni model nemoguće usavršiti, noviji modeli počeli su integrirati i papirnato i elektroničko upravljanje dokumentima. Budući da organizacije imaju različite potrebe, sustavi za upravljanje dokumentima dizajnirani su posebno za rješavanje određenih aspekata sortiranja i upravljanja informacijama.
Jedan primjer je bankarska industrija. Ovih dana, umjesto slanja poništenih čekova zajedno s bankovnim izvodima, banke izrađuju minijaturne digitalne kopije čekova i ispisuju ih po potrebi. Banka također čuva kopiju za svoju evidenciju. Stvarne provjere mogu se uništiti ili čuvati na sigurnom mjestu radi sigurnosne kopije u slučaju kvara računala ili oštećenih podataka.
Još jedan dobar primjer su reklamne agencije. Umjesto korištenja vrhunskog prostora za držanje ploča priča i prezentacijskih materijala, te se stavke mogu pretvoriti u digitalne podatke. Cijela reklamna kampanja može se transformirati u nekoliko datoteka ili mapa pohranjenih na računalu, kojima se kasnije može pristupiti, distribuirati ili ispisivati po potrebi.
Upravljanje dokumentima može učinkovito pojednostaviti bilo koje uredsko okruženje. Klasificiranjem i praktičnim pohranjivanjem informacija, te njihovom lakom dostupnošću, ovaj proces pomaže zaposlenicima da rade učinkovitije. Upravljanje dokumentima štedi ne samo prostor i vrijeme, već i novac. Budući da je mnogo učinkovitiji od tipičnih sustava arhiviranja, također može smanjiti stres na radnom mjestu.