Upravljanje dokumentima otvorenog koda vrsta je alata ili sustava koji se oslanja na računalni softver za pomoć pri upravljanju zapisima ili drugim dokumentima. Upravljanje dokumentima općenito je izraz za praćenje bilo papirnatih ili elektroničkih dokumenata. Sustavi za upravljanje dokumentima mogu biti jednostavni ili složeni. Mogu se osloniti na tradicionalne papirnate sustave za pohranu ili novu tehnologiju za pohranu velike količine informacija.
Većina sustava za upravljanje dokumentima ima nekoliko zajedničkih karakteristika. Sustavi za upravljanje dokumentima procjenjuju fizički prostor dostupan za pohranu zapisa, maksimalni kapacitet računalnog hardvera kao što je poslužitelj i dostupne metode za izradu elektroničkih papirnatih dokumenata. Snimanje dokumenata ili skeniranje dokumenata u digitalni format često je dio modernog upravljanja dokumentima.
Softver otvorenog koda odnosi se na softverske programe koji ne uključuju zaštićeni izvorni kod. To znači da svatko može pogledati kako je program stvoren ili modificirati kod kako bi odgovarao svojim potrebama. Softver otvorenog koda je alternativa vlasničkom softveru, gdje je izvorni kod zaštićen kako bi se spriječio “obrnuti inženjering” i neželjene izmjene softverskog programa.
Sustavi za upravljanje dokumentima otvorenog koda uključuju opcije poput sustava za upravljanje sadržajem otvorenog koda (CMS). Sustav upravljanja sadržajem postao je opći resurs za pohranu podataka u poduzeću. To je još jedan opći pojam koji se stvarno odnosi na bilo koju metodu za upravljanje tijekom rada suradnje unutar poduzeća. Omogućavanje udaljenog pristupa i isporuka podataka s jedne lokacije na drugu vrlo je često dio onoga što CMS čini za posao. Ovo je samo jedna od mnogih opcija alata otvorenog koda koji mogu pomoći u promicanju konkurentnog upravljanja dokumentima za tvrtku.
Zagovornici softvera otvorenog koda ukazuju na to kako ova opcija mijenja poslovni model za poslovnu tehnologiju. Poduzeća koja odaberu sustave za upravljanje dokumentima otvorenog koda mogu profitirati od besplatnih tehnologija koje potiču proaktivni inženjering na radnom mjestu. Upravljanje dokumentima otvorenog koda također može uštedjeti novac tvrtke.
Mnogi davatelji tehnologije natječu se u ponudi proizvoda i usluga povezanih s upravljanjem dokumentima otvorenog koda. To uključuje portal otvorenog koda za protok podataka ili open source PHP kodiranje ili razvoj na drugim računalnim jezicima, kako bi se tvrtkama pomogla prilagodba raznih stavki otvorenog koda. Oni mogu biti ključni u promicanju cjelokupnih IT rješenja za bilo koju veličinu poduzeća.