Mnoge se organizacije oslanjaju na donacije pojedinaca i poduzeća za pokrivanje operativnih troškova, što odnos između organizacije i donatora čini značajnim prioritetom. Te se skupine često oslanjaju na sustav upravljanja donatorima kako bi održale kontakt s donatorima i povećale donacije. Upravljanje donatorima obično uključuje cijeli proces identifikacije potencijalnog donatora, uvjeravanje potencijalnog klijenta da da donaciju, a zatim poticanje donatora da nastavi svoju financijsku potporu. Grupe koje primaju značajan iznos prihoda putem donacija često koriste usluge konzultanata ili stručnjaka za prikupljanje sredstava, kao i softverske pakete za upravljanje donatorima, kako bi povećali ili održali razinu doprinosa. Od pojave interneta, ovi softverski paketi postaju sve sofisticiraniji, nudeći niz značajki koje, u kombinaciji sa stručnošću dobrog stručnjaka za prikupljanje sredstava, mogu uvelike povećati količinu novca doniranog nekom cilju ili organizaciji.
Organizacijsko prikupljanje sredstava može biti ogroman zadatak, jer obično uključuje uvjeravanje pojedinca ili predstavnika tvrtke da daju novac grupi bez očekivanja otplate. Iako postoji veliki ljudski faktor u uzgoju donatora, budući da je osobni kontakt s glavnim donatorima ključni element uspješnih kampanja prikupljanja sredstava, proces također zahtijeva strukturu. Dobro upravljanje donatorima uključuje sustav kojim se kontakt s donatorima stalno prati i ocjenjuje kako bi se omogućio razvoj najboljeg pristupa postupanju s pojedinačnim donatorima i poticanje stalnih doprinosa. Ovi pristupi mogu uključivati nuđenje poticaja za doniranje, kao što su pozivnice za događaje, premije ukrašene logotipom organizacije, kao i druge pogodnosti i privilegije za velikodušne doprinose. Osim toga, upravljanje donatorima često uključuje javno prepoznavanje donatora tako što ih se imenuje u publikacijama grupe ili stavlja njihovo ime na fizički zid donatora u sjedištu organizacije.
Zbog složenosti upravljanja stotinama ili čak tisućama odnosa s financijskim suradnicima, mnoge organizacije ulažu u softver za upravljanje donatorima. Ovi softverski paketi razlikuju se po značajkama, ali obično integriraju baze podataka koje uključuju podatke o donatorima i povijest kontakta s mogućnošću praćenja uzorka darivanja donatora. Zaposlenici i konzultanti koji su odgovorni za upravljanje donatorima mogu se pozvati na ove informacije prilikom donošenja odluka o ciljanim kampanjama ili sudjelovanja u izravnoj komunikaciji s pojedinačnim donatorima. Ostale značajke koje su često uključene u ovu vrstu softvera uključuju mogućnosti upravljanja kontaktima koje dopuštaju grupama provođenje kampanja putem e-pošte ili izravne pošte ili identificiranje dobrih trenutaka za telefonski poziv donatora. Neki paketi čak uključuju online alate za prikupljanje sredstava, kao što je back-end sustav koji se može povezati s web-stranicom organizacije kako bi se potaknule online donacije.