Upravljanje državnim ugovorima je proces administriranja sporazuma o pružanju dobara ili usluga između privatne strane i državnog tijela kako bi se ispunili zahtjevi rashoda, zapošljavanja, evidencije i revizije kako je propisano ugovorom. Ovi ugovori obično imaju značajna zakonska ograničenja u korištenju javnih sredstava u pogledu načina na koji se novac troši i načina na koji ugovorna strana može poslovati. Stroge građanske i kaznene kazne mogu proizaći iz zlouporabe, lošeg upravljanja ili pronevjere državnih sredstava. Upravljanje ugovorom nastoji osigurati da postoji osoba upućena u zakonitosti i koja vodi odgovarajuću evidenciju kako bi dokazala usklađenost u slučaju revizije.
Poduzeće ili pojedinac može sklopiti ugovor s bilo kojim državnim subjektom u bilo kojoj jurisdikciji sve dok je vlada ovlaštena sklapati ugovore za robu i usluge iz privatnog sektora. U SAD-u poduzeće može sklopiti ugovor s saveznim, državnim ili gradskim vlastima, sve dok poduzeće prvo prođe kroz proces da postane ovlašteni dobavljač kod svakog državnog tijela. Državni ugovori općenito se smatraju sigurnim izvorom prihoda zbog male vjerojatnosti da će država propustiti svoju obvezu plaćanja, ali zahtjevi za upravljanje državnim ugovorom toliko su zahtjevni da mnoga mala poduzeća nemaju sposobnost ispunjavanja uz pravne i računovodstvene obveze.
Primarna briga upravljanja državnim ugovorima je usklađenost. Svaki ugovor ima svoje parametre koji proizlaze iz javnih ciljeva i ciljeva vezanih uz novac. Na primjer, ugovor gradske uprave mogao bi zahtijevati da najmanje 50 posto ljudi koji rade na ugovoru dolazi iz lokalnih zajednica. Državni obrazovni ugovor može uključivati parametre uspješnosti, kao što je postizanje određene stope uspjeha. Ovi zahtjevi specifični za ugovor moraju se pratiti i dokumentirati, a neki ugovori zahtijevaju periodično izvješćivanje o napretku prema ovim ciljevima.
Uz posebne zahtjeve, državni ugovor uključuje i impliciranu obvezu poštivanja propisa te vlade u pogledu korištenja javnih sredstava. Na primjer, dobavljač savezne vlade u SAD-u ne može diskriminirati u zapošljavanju i mora se pridržavati saveznih standarda za sigurnost na poslu. Tvrtka koja ima više ugovora u različitim jurisdikcijama zapravo ima više klijenata s više računa, a svaki klijent i račun imaju različite potrebe. Svaki zahtijeva usluge upravljanja računima klijenata, što je, u ovom kontekstu, upravljanje državnim ugovorima.
Administrator ugovora ne mora imati pravno iskustvo, iako može biti od posebne pomoći. Upravljanje državnim ugovorima često je podijeljeno na pravne i računovodstvene odgovornosti. Pravno područje osigurava usklađenost s ugovornim uvjetima, kao što su zapošljavanje, sigurnosni standardi ili zahtjevi osiguranja. Računovodstvene odgovornosti uključuju osiguravanje da je utrošak sredstava u skladu s proračunom ili prijedlogom cijene koji je dostavljen za dobivanje ugovora, te da se državni novac ne miješa i troši samo na dopuštene troškove u odobrenim iznosima.